Setiap pesanan di Chatmo memiliki invoice yang langsung tersedia begitu pesanan dibuat. Anda bisa melihat, mencetak, dan mendownload invoice langsung dari halaman detail pesanan -- lengkap dengan informasi produk, harga, dan detail pembayaran yang siap dibagikan ke pelanggan.
Mengakses Invoice
Invoice diakses melalui halaman detail pesanan. Di bagian Order History (timeline), terdapat dua tombol:
- View Invoice -- Membuka halaman invoice di tab baru
- Print Invoice -- Membuka invoice dan langsung memicu dialog cetak browser
Invoice disusun berdasarkan data pesanan yang sudah ada -- produk, harga, alamat pengiriman, metode pembayaran, dan informasi pelanggan.
Halaman Invoice
Saat Anda membuka invoice, halaman invoice menampilkan beberapa elemen di bagian atas:
Tombol Aksi
Di bagian atas halaman invoice terdapat tiga tombol:
- Back to Order -- Kembali ke halaman detail pesanan
- Print -- Mencetak invoice menggunakan fungsi
window.printbrowser - Download PDF -- Mengunduh invoice sebagai file PDF (menggunakan html2canvas + jsPDF)
Peringatan Template Belum Dikonfigurasi
Jika template invoice belum dikonfigurasi, akan muncul peringatan "Invoice Template Not Configured" di bagian atas halaman. Ini berarti informasi bisnis seperti logo, nama bisnis, dan detail kontak belum diisi. Invoice tetap bisa dilihat, tapi tampilannya tidak lengkap.
Konfigurasi template invoice sebelum mengirimkan invoice ke pelanggan. Invoice tanpa informasi bisnis yang lengkap terlihat kurang profesional. Lihat bagian Kustomisasi Invoice di bawah untuk cara mengaturnya.
Layout Invoice
Invoice di Chatmo memiliki layout yang terstruktur dan profesional. Berikut komponen-komponennya dari atas ke bawah:
Header
- Logo bisnis (jika sudah diupload di template)
- Nama bisnis
- Nomor telepon bisnis
- Badge status pembayaran -- Menampilkan status Unpaid, Paid, Refunded, atau Expired dengan warna yang sesuai
Baris Informasi Invoice
- Nomor invoice
- Tanggal invoice
- Nomor pesanan terkait
Billing (From/To)
Dua kolom yang menampilkan:
- From -- Informasi bisnis Anda (nama, alamat, kontak) berdasarkan data template
- To -- Informasi pelanggan (nama, alamat, kontak) berdasarkan data pesanan
Tabel Item
Tabel yang berisi daftar produk atau layanan yang dipesan:
- Nama produk
- Kuantitas
- Harga satuan
- Total per baris
Ringkasan Total
- Subtotal
- Biaya pengiriman
- Diskon (jika ada)
- Total -- Jumlah akhir yang harus dibayar
Informasi Pembayaran
Detail metode pembayaran yang dipilih untuk pesanan ini. Menampilkan instruksi pembayaran atau detail rekening sesuai konfigurasi.
Informasi Pengiriman
Detail pengiriman termasuk alamat asal, alamat tujuan, dan informasi kurir.
Catatan
Catatan yang ditambahkan saat pembuatan pesanan (jika ada).
Terms & Conditions
Syarat dan ketentuan yang dikonfigurasi di template invoice.
Footer
Bagian penutup invoice.
Kustomisasi Invoice
Template invoice bisa dikustomisasi melalui tab Invoices di sidebar halaman pesanan (URL: orders?menu=invoices). Tab ini berisi Invoice Template Editor yang memungkinkan Anda mengatur tampilan dan informasi yang muncul di setiap invoice.
Field yang Bisa Dikustomisasi
| Field | Keterangan |
|---|---|
| Business Logo | Logo bisnis yang muncul di header invoice. Upload gambar logo Anda |
| Business Name | Nama bisnis atau organisasi |
| Alamat email bisnis | |
| Phone | Nomor telepon bisnis |
| Address | Alamat bisnis lengkap |
| Notes | Catatan default yang muncul di setiap invoice (misalnya "Terima kasih atas pesanan Anda") |
| Terms & Conditions | Syarat dan ketentuan yang berlaku (misalnya kebijakan pengembalian, batas waktu pembayaran) |
Cara Mengatur Template
- Navigasi ke halaman pesanan.
- Klik tab Invoices di sidebar.
- Halaman Invoice Template Editor akan terbuka.
- Isi semua field yang diperlukan.
- Upload logo bisnis.
- Tambahkan notes dan terms & conditions sesuai kebutuhan.
- Simpan perubahan.
Isi template invoice selengkap mungkin. Informasi bisnis yang lengkap -- logo, nama, alamat, kontak -- memberikan kesan profesional dan membangun kepercayaan pelanggan. Notes dan terms bisa digunakan untuk menyampaikan kebijakan pembayaran atau garansi.
Pelacakan Status Pembayaran
Invoice menampilkan status pembayaran yang terhubung langsung dengan data pesanan:
| Status | Warna | Keterangan |
|---|---|---|
| Unpaid | Merah | Pembayaran belum diterima |
| Paid | Hijau | Pembayaran sudah dikonfirmasi |
| Refunded | Abu-abu | Pembayaran sudah dikembalikan |
| Expired | Amber | Pembayaran sudah kedaluwarsa |
Status ini otomatis terupdate sesuai dengan perubahan status pembayaran di pesanan. Saat Anda mengklik Mark as Paid di detail pesanan, badge pada invoice juga berubah.
Tips Penggunaan Invoice
- Konfigurasi template terlebih dahulu -- Atur template invoice sebelum mulai mengirimkan invoice ke pelanggan agar semua informasi bisnis sudah lengkap.
- Gunakan Download PDF untuk arsip -- Download invoice sebagai PDF untuk penyimpanan catatan keuangan offline.
- Periksa data sebelum berbagi -- Pastikan informasi pesanan sudah benar sebelum pelanggan melihat invoice.
- Manfaatkan terms & conditions -- Gunakan field ini untuk menyampaikan kebijakan pembayaran, batas waktu, atau informasi penting lainnya.
Langkah Selanjutnya
- Manajemen Pesanan -- Pelajari cara mengelola pesanan, update status, dan proses pembayaran.
- Buat Pesanan -- Buat pesanan baru.
- Ringkasan Pesanan -- Kembali ke overview sistem pesanan.