Setelah pesanan dibuat, pekerjaan sesungguhnya dimulai. Anda perlu memantau pembayaran, mengupdate status pengiriman, dan memastikan setiap pesanan sampai ke tangan pelanggan dengan lancar. Halaman ini membahas semua yang perlu Anda ketahui tentang mengelola pesanan yang sudah ada di Chatmo.
Melihat Detail Pesanan
Untuk membuka detail pesanan, klik View Details dari menu titik tiga di daftar pesanan, atau klik langsung pada baris pesanan. Halaman detail pesanan terdiri dari beberapa bagian utama:
Header Pesanan
Bagian atas halaman menampilkan:
- Tombol Back -- Kembali ke daftar pesanan
- Nomor pesanan -- ID unik pesanan
- Badge status pesanan -- Status terkini dengan warna dan ikon
- Badge status pembayaran -- Status pembayaran terkini
- Tanggal pembuatan -- Kapan pesanan dibuat
- Menu aksi -- Dropdown untuk aksi tambahan
Status Progress Bar
Di bawah header terdapat progress bar visual yang menunjukkan posisi pesanan dalam alur pengerjaan:
Code
Progress bar menggunakan format stepper dengan ikon pada setiap tahap:
- Hijau -- Tahap yang sudah dilalui (completed)
- Biru -- Tahap saat ini (current)
- Abu-abu -- Tahap yang belum dicapai (future)
Di samping progress bar terdapat dropdown status yang bisa Anda gunakan untuk mengubah status pesanan.
Daftar Item dan Total
Bagian ini menampilkan semua item yang dipesan beserta rincian harga:
- Daftar produk dengan kuantitas dan harga per item
- Subtotal -- Total harga produk
- Shipping -- Biaya pengiriman
- Discount -- Potongan diskon (jika ada)
- Total -- Jumlah akhir yang harus dibayar
Informasi Pengiriman
Bagian pengiriman menampilkan:
- From -- Alamat asal pengiriman (origin address)
- To -- Alamat tujuan (alamat pelanggan)
- Courier -- Kurir yang dipilih
- Tracking Number -- Nomor resi (diisi saat status diubah ke Shipping)
- Estimated Delivery -- Estimasi waktu pengiriman
Order History (Timeline)
Riwayat pesanan ditampilkan dalam format timeline yang mencatat semua kejadian pada pesanan secara kronologis -- pembuatan, perubahan status, update pembayaran, dan lainnya.
Di bagian ini juga terdapat dua tombol penting:
- View Invoice -- Membuka halaman invoice pesanan
- Print Invoice -- Membuka invoice dan langsung memicu dialog cetak
Sidebar Kanan
Sidebar kanan menampilkan:
- Customer Info -- Nama pelanggan, kontak, dan channel asal
- Payment Info -- Status pembayaran dan tombol Mark as Paid (jika masih Unpaid)
- Payment Method Details -- Detail metode pembayaran (XENDIT atau MANUAL)
- Notes -- Catatan yang ditambahkan saat pembuatan pesanan
Update Status Pesanan
Mengupdate status pesanan adalah aktivitas yang paling sering Anda lakukan sehari-hari.
Cara Mengubah Status
- Buka halaman detail pesanan.
- Klik dropdown status di area progress bar.
- Pilih status baru.
- Modal konfirmasi akan muncul.
- Konfirmasi perubahan status.
Alur Status
Alur status pesanan mengikuti urutan linear pada progress bar:
Code
Setiap perubahan status dicatat di order history dengan timestamp dan informasi siapa yang melakukannya.
Input Nomor Resi (Shipping)
Saat mengubah status ke Shipping, sistem akan meminta Anda memasukkan nomor resi (tracking number). Nomor resi ini akan ditampilkan di informasi pengiriman dan bisa digunakan pelanggan untuk melacak paket.
Isi nomor resi segera saat mengubah status ke Shipping. Nomor resi yang tercatat memudahkan pelanggan dan tim Anda untuk memantau pengiriman tanpa harus bertanya bolak-balik.
Pembatalan Pesanan
Ada kalanya pesanan perlu dibatalkan. Pembatalan bisa dilakukan selama pesanan belum berstatus Cancelled atau Completed.
Cara Membatalkan Pesanan
- Buka halaman detail pesanan.
- Pilih Cancel Order dari menu aksi, atau klik opsi batalkan di dropdown status.
- Modal konfirmasi pembatalan akan muncul.
Alasan Pembatalan
Saat membatalkan, Anda diminta memilih alasan pembatalan. Ada 3 alasan preset yang disediakan sistem, serta opsi custom reason untuk alasan lain yang tidak tercakup oleh preset.
- Pilih alasan pembatalan atau tulis alasan custom.
- Konfirmasi pembatalan.
Pembatalan pesanan bersifat permanen. Pesanan yang sudah dibatalkan tidak bisa dikembalikan ke status sebelumnya. Jika pelanggan berubah pikiran setelah pembatalan, Anda perlu membuat pesanan baru.
Manajemen Pembayaran
Mark as Paid
Untuk pesanan dengan pembayaran manual (bukan Xendit), Anda perlu menandai pembayaran secara manual:
- Buka halaman detail pesanan.
- Di sidebar kanan bagian Payment Info, klik tombol Mark as Paid.
- Modal konfirmasi akan muncul.
- Konfirmasi bahwa pembayaran sudah diterima.
- Status pembayaran berubah dari Unpaid menjadi Paid.
Detail Pembayaran XENDIT vs MANUAL
Tergantung metode pembayaran yang dipilih saat pembuatan pesanan, detail yang ditampilkan di sidebar kanan berbeda:
Pembayaran XENDIT:
- Link pembayaran otomatis
- Status pembayaran otomatis terupdate saat pelanggan membayar
- Detail transaksi dari Xendit
Pembayaran MANUAL:
- Nama metode pembayaran (transfer bank, e-wallet, dll.)
- Detail rekening atau instruksi pembayaran
- Perlu tombol Mark as Paid untuk konfirmasi manual
Untuk pembayaran XENDIT, Anda tidak perlu mengklik Mark as Paid. Konfirmasi pembayaran terjadi secara otomatis saat pelanggan menyelesaikan pembayaran melalui link Xendit.
Invoice dari Detail Pesanan
Dari halaman detail pesanan, Anda bisa mengakses invoice melalui dua tombol di bagian Order History:
- View Invoice -- Membuka halaman invoice pesanan di tab baru
- Print Invoice -- Membuka invoice dan langsung memicu dialog print browser
Invoice di Chatmo otomatis ter-generate dari data pesanan. Tidak ada tombol "Buat Invoice" karena invoice sudah tersedia begitu pesanan dibuat. Lihat halaman Invoice untuk detail lengkap.
Operasi Massal (Fitur Mendatang)
Operasi massal -- seperti update status beberapa pesanan sekaligus, ekspor data, dan aksi bulk lainnya -- sedang dalam pengembangan dan akan tersedia di update mendatang.
Best Practice Manajemen Pesanan
Beberapa kebiasaan yang bisa membuat pengelolaan pesanan lebih efektif:
- Update status secara konsisten -- Jangan biarkan status pesanan tertinggal. Status yang akurat membantu seluruh tim.
- Konfirmasi pembayaran segera -- Untuk pembayaran manual, klik Mark as Paid segera setelah pembayaran terverifikasi.
- Isi nomor resi saat shipping -- Tracking number membantu pelanggan dan tim Anda memantau pengiriman.
- Gunakan catatan -- Manfaatkan field notes untuk mencatat informasi khusus yang relevan dengan pesanan.
- Review pesanan pending secara berkala -- Cek pesanan berstatus Pending setiap hari. Pesanan yang terlalu lama menggantung mungkin perlu follow-up ke pelanggan.
Langkah Selanjutnya
- Invoice -- Pelajari tentang invoice otomatis dan kustomisasi template invoice.
- Ringkasan Pesanan -- Kembali ke overview sistem pesanan.
- Buat Pesanan -- Buat pesanan baru.