Mengelola pesanan pelanggan tidak harus ribet. Chatmo menyediakan sistem manajemen pesanan yang terintegrasi langsung dengan percakapan Anda, sehingga Anda bisa membuat, melacak, dan menyelesaikan pesanan tanpa berpindah platform.
Menu Sidebar Pesanan
Halaman Pesanan memiliki sidebar internal dengan enam menu utama yang mencakup seluruh kebutuhan operasional penjualan Anda:
| Menu | Keterangan |
|---|---|
| Balance | Saldo dan penarikan dana |
| Orders | Kelola seluruh pesanan |
| Products | Katalog produk |
| Payment | Metode pembayaran |
| Invoices | Template invoice |
| Shop Addresses | Alamat asal pengiriman |
Setiap menu bisa diakses langsung dari sidebar di halaman pesanan. Navigasi ini dirancang agar Anda tidak perlu berpindah-pindah halaman untuk mengelola aspek berbeda dari operasional penjualan.
Kenapa Pakai Manajemen Pesanan di Chatmo?
Kalau selama ini Anda mencatat pesanan di spreadsheet terpisah atau harus bolak-balik antara chat dan sistem POS, Chatmo menghilangkan langkah-langkah yang tidak perlu itu. Pesanan bisa dibuat langsung dari halaman pesanan, status otomatis terupdate, dan pelanggan bisa menerima invoice melalui link.
Beberapa keuntungan utama:
- Satu tempat untuk semua pesanan -- Tidak perlu cross-check antara chat dan catatan terpisah.
- Pembuatan pesanan cepat -- Buat pesanan dengan form yang terstruktur lengkap dengan kalkulasi otomatis.
- Pelacakan status real-time -- Pantau setiap pesanan dari pembuatan hingga selesai dengan progress bar visual.
- Invoice otomatis -- Invoice langsung ter-generate dari data pesanan tanpa input manual.
- Integrasi ongkir -- Cek tarif pengiriman langsung dari berbagai kurir via Biteship.
Tampilan Daftar Pesanan
Halaman utama pesanan (menu Orders di sidebar) menampilkan seluruh daftar pesanan organisasi Anda dalam format tabel. Setiap baris menampilkan informasi penting yang Anda butuhkan secara sekilas:
| Kolom | Keterangan |
|---|---|
| ORDER | Nomor pesanan unik yang otomatis di-generate |
| CUSTOMER | Ikon channel asal + nama pelanggan + nomor telepon |
| ITEMS | Jumlah item (bisa diklik untuk melihat popup detail item) |
| TOTAL | Jumlah total pembayaran dalam format mata uang |
| PAYMENT | Badge status pembayaran (Unpaid, Paid, Refunded, Expired) |
| STATUS | Badge status pesanan dengan ikon (Pending, Processing, Shipping, Completed, Cancelled) |
| DATE | Tanggal dan waktu pembuatan pesanan |
| ACTIONS | Menu titik tiga untuk aksi cepat |
Aksi Baris Pesanan
Klik ikon titik tiga di kolom ACTIONS untuk mengakses menu aksi cepat:
- View Details -- Selalu tersedia. Membuka halaman detail pesanan.
- Mark as Paid -- Hanya muncul jika status pembayaran masih UNPAID.
- Cancel Order -- Hanya muncul jika pesanan belum CANCELLED dan belum COMPLETED.
Status Pesanan
Setiap pesanan memiliki status yang menunjukkan posisinya dalam alur pengerjaan. Chatmo menggunakan lima status dengan warna dan ikon yang berbeda agar mudah dibedakan secara visual:
| Status | Warna | Ikon | Keterangan |
|---|---|---|---|
| Pending | Amber/Kuning | Clock | Pesanan baru dibuat, menunggu diproses |
| Processing | Biru | Box-open | Pesanan sedang dipersiapkan |
| Shipping | Ungu | Truck | Pesanan sudah dikirim ke pelanggan |
| Completed | Hijau | Circle-check | Pesanan berhasil diterima dan selesai |
| Cancelled | Abu-abu | Times-circle | Pesanan dibatalkan |
Alur status yang umum mengikuti urutan: Pending > Processing > Shipping > Completed. Status bisa diubah melalui dropdown di halaman detail pesanan.
Status Pembayaran
Selain status pesanan, setiap pesanan juga memiliki status pembayaran terpisah yang menunjukkan kondisi pembayaran terkini:
| Status | Warna | Keterangan |
|---|---|---|
| Unpaid | Merah | Pembayaran belum diterima |
| Paid | Hijau | Pembayaran sudah dikonfirmasi |
| Refunded | Abu-abu | Pembayaran sudah dikembalikan |
| Expired | Amber/Kuning | Pembayaran sudah kedaluwarsa |
Status pembayaran terpisah dari status pesanan. Artinya, pesanan bisa berstatus Processing tapi pembayarannya masih Unpaid, atau sebaliknya. Ini memberikan fleksibilitas dalam mengelola alur kerja yang berbeda-beda.
Metrik Pesanan
Di bagian atas halaman pesanan, Anda akan melihat kartu-kartu metrik yang memberikan gambaran cepat tentang performa penjualan:
| Metrik | Keterangan |
|---|---|
| Total Sales | Akumulasi nilai penjualan dari seluruh pesanan |
| Total Orders | Jumlah keseluruhan pesanan |
| Completed Orders | Jumlah pesanan yang sudah selesai |
| Pending Orders | Jumlah pesanan yang masih menunggu diproses |
| Processing Orders | Jumlah pesanan yang sedang dalam proses |
| Cancelled Orders | Jumlah pesanan yang dibatalkan |
Metrik ini akan berubah sesuai filter tanggal yang Anda terapkan. Gunakan filter date range untuk melihat performa pada periode tertentu.
Filter dan Pencarian
Saat pesanan mulai banyak, Anda butuh cara cepat untuk menemukan pesanan tertentu. Chatmo menyediakan berbagai opsi filter dan pencarian:
Pencarian
Kolom pencarian mendukung pencarian berdasarkan nomor pesanan, nama pelanggan, atau detail lainnya. Pencarian menggunakan mekanisme debounce (jeda 500ms) sehingga hasil muncul otomatis setelah Anda berhenti mengetik.
Filter yang Tersedia
| Filter | Keterangan |
|---|---|
| Date Range | Kalender ganda dengan preset cepat: Today, Yesterday, Last 7 days, Last 30 days, This month, Last month |
| Product | Dropdown pencarian produk untuk memfilter pesanan berdasarkan produk tertentu |
| Channel | Filter berdasarkan channel asal pesanan: WhatsApp, Instagram, Telegram, Webchat, Facebook |
| Order Status | Filter berdasarkan status pesanan (kelima status tersedia) |
| Payment Status | Filter berdasarkan status pembayaran (keempat status tersedia) |
Opsi Pengurutan
Selain filter, Anda juga bisa mengurutkan daftar pesanan berdasarkan:
- Newest First (default) -- Pesanan terbaru tampil di atas
- Oldest First -- Pesanan terlama tampil di atas
- Highest Amount -- Pesanan dengan nilai terbesar tampil di atas
- Lowest Amount -- Pesanan dengan nilai terkecil tampil di atas
Kombinasikan beberapa filter sekaligus untuk pencarian yang lebih spesifik. Misalnya, filter status "Pending" + payment status "Unpaid" + rentang tanggal minggu ini untuk melihat pesanan yang perlu segera ditindaklanjuti.
Alur Kerja Pesanan
Secara umum, alur kerja pesanan di Chatmo mengikuti tahapan berikut:
- Pembuatan -- Buat pesanan baru dari halaman pesanan dengan memilih pelanggan, produk, alamat, dan metode pembayaran.
- Pembayaran -- Pelanggan melakukan pembayaran. Jika menggunakan Xendit, konfirmasi otomatis. Jika manual, Anda perlu menandai sebagai "Paid".
- Pemrosesan -- Pesanan dipersiapkan untuk pengiriman. Status diubah ke Processing.
- Pengiriman -- Pesanan dikirim dan nomor resi dicatat. Status berubah ke Shipping.
- Penyelesaian -- Pesanan diterima pelanggan dan ditandai Completed.
Pastikan untuk selalu mengupdate status pesanan secara tepat waktu. Status yang akurat membantu seluruh tim berkoordinasi dan memberikan informasi yang benar kepada pelanggan.
Langkah Selanjutnya
Sekarang Anda sudah paham gambaran besar sistem pesanan di Chatmo. Lanjutkan ke halaman-halaman berikut untuk mempelajari setiap aspek lebih detail:
- Buat Pesanan -- Pelajari cara membuat pesanan baru langkah demi langkah.
- Produk -- Kelola katalog produk yang tersedia untuk pesanan.
- Alamat Toko -- Atur alamat asal pengiriman Anda.
- Manajemen Pesanan -- Kelola pesanan yang sudah ada, update status, dan proses pembatalan.
- Invoice -- Lihat invoice yang otomatis ter-generate dari pesanan dan kustomisasi template invoice.