Sudah punya akun dan selesai onboarding? Bagus. Panduan ini akan membawa Anda dari nol hingga siap menangani percakapan pelanggan secara langsung — dan semuanya bisa selesai dalam waktu kurang dari 30 menit. Kita akan melewati empat langkah utama yang merupakan fondasi penggunaan Chatmo sehari-hari.
Target: dalam 30 menit, Anda sudah punya AI agent yang menjawab pesan pelanggan di WhatsApp, dengan tim siap membantu kapan saja dibutuhkan.
Langkah 1: Siapkan AI Agent Anda
AI agent adalah garis depan otomatisasi di Chatmo. Dengan konfigurasi yang tepat, agent ini bisa menjawab sebagian besar pertanyaan pelanggan tanpa perlu campur tangan manusia — artinya tim Anda bisa fokus pada percakapan yang benar-benar butuh penanganan personal.
Buat Agent Baru
- Buka menu AI Agent di sidebar kiri.
- Klik tombol Create New Agent.
- Popup modal akan muncul. Isi:
- Agent Name — Beri nama yang jelas seperti "Customer Support" atau "Sales Assistant"
- Agent Template — Pilih template yang sesuai dengan kebutuhan. Template yang tersedia antara lain Customer Support, Sales Assistant, Technical Support, dan lainnya. Setiap template sudah dilengkapi perilaku bawaan yang bisa Anda sesuaikan nanti.
- Klik Create Agent.
Konfigurasi Agent
Anda akan dialihkan ke halaman setup AI Agent dengan tiga tab: General, Knowledge Base, dan Tools & Integrations.
Tab General
Di sinilah Anda mendefinisikan kepribadian dan perilaku agent.
-
Agent Name dan Description — Sudah terisi dari langkah sebelumnya. Anda bisa menyesuaikannya di sini.
-
Behavior Prompt — Ini field paling penting. Tulis prompt detail yang menjelaskan bagaimana agent harus berperilaku, kepribadiannya, dan gaya komunikasinya. Contoh:
Code -
Welcome Message — Pesan pertama yang dilihat pelanggan saat memulai percakapan. Anda juga bisa mengupload Welcome Image (opsional, mendukung PNG/JPG/WebP maksimal 5MB).
-
Agent Transfer Conditions — Tentukan kapan AI harus menyerahkan percakapan ke agent manusia. Contoh: "Ketika pelanggan ingin melakukan komplain" atau "Ketika pelanggan secara eksplisit minta bicara dengan manusia." Anda juga bisa mengaktifkan:
- Stop AI after Handoff — Mencegah AI mengirim pesan lagi setelah transfer
- Silent Agent Handoff — Transfer tanpa AI mengirim pesan respons
Klik Save Changes setelah selesai.
Tab Knowledge Base
Pindah ke tab Knowledge Base untuk memberi agent informasi yang bisa digunakan untuk menjawab pertanyaan.
Ada tiga cara menambahkan pengetahuan:
| Sumber | Cocok Untuk |
|---|---|
| Files | Upload dokumen PDF, DOC, DOCX, TXT, atau CSV (maks 10MB per file). Cocok untuk katalog produk, FAQ, dan dokumen kebijakan. |
| Website | Masukkan URL dan Chatmo akan scrape kontennya. Berguna untuk menarik halaman bantuan atau daftar produk yang sudah ada. |
| Text | Tulis atau paste teks langsung. Sempurna untuk entri FAQ singkat atau informasi bisnis spesifik. |
Mulai dari yang sederhana. Anda tidak perlu mengupload semua dokumen yang ada. Mulai dengan 10 pertanyaan yang paling sering ditanyakan dan informasi dasar — jam operasional, info pengiriman, kebijakan retur. Anda akan melihat apa yang sebenarnya ditanyakan pelanggan dalam beberapa hari pertama, dan bisa menyempurnakan knowledge base dari sana.
Tab Tools
Pindah ke tab Tools & Integrations untuk mengaktifkan kemampuan tambahan untuk agent.
Tools yang bisa diaktifkan:
| Tool | Keterangan |
|---|---|
| Ecommerce & Order Agent | Memungkinkan AI mengecek status pesanan, ketersediaan produk, dan menangani pertanyaan terkait pesanan |
| Web Search | Memungkinkan AI mencari informasi terkini dari web |
| Check Ongkir | Mengecek ongkos kirim antar kota menggunakan API logistik |
Toggle setiap tool sesuai kebutuhan, lalu klik Configure untuk mengatur detail masing-masing tool yang diaktifkan.
Setelah semuanya dikonfigurasi, klik Save Changes untuk menyimpan.
AI agent belum akan aktif sampai Anda menghubungkannya ke channel, yang dilakukan di langkah berikutnya. Jadi tidak ada risiko AI merespons pelanggan sebelum Anda siap.
Anda juga bisa langsung menguji agent menggunakan panel Chat Simulation di sisi kanan halaman setup (terlihat di desktop). Ketik pertanyaan sampel untuk melihat bagaimana agent merespons sebelum dihubungkan ke channel live.
Langkah 2: Hubungkan WhatsApp
WhatsApp adalah channel messaging paling populer di Indonesia, jadi masuk akal untuk memulai dari sini. Proses ini melibatkan dua bagian: membuat device dan menghubungkannya sebagai channel.
Bagian A: Buat WhatsApp Device
Sebelum menghubungkan WhatsApp sebagai channel, Anda perlu mendaftarkan WhatsApp device terlebih dulu.
- Buka menu WA Devices di sidebar.
- Klik tombol Add Device.
- Popup modal akan muncul. Masukkan Device Name yang mudah dikenali tim — contohnya "Sales Team" atau "Customer Support".
- Klik Create.
- Anda akan dialihkan ke halaman scan QR code. QR code muncul di layar dengan status "Waiting for scan".
- Di HP Anda, buka WhatsApp, lalu masuk ke Settings > Linked Devices > Link a Device.
- Scan QR code yang ditampilkan di layar Chatmo.
- Tunggu beberapa detik. Setelah terhubung, Anda akan melihat status hijau Connected, dan foto profil, nama, serta nomor telepon device akan muncul di layar.
- Klik Go to Devices untuk kembali ke daftar device.
Dengan metode QR code, HP Anda berfungsi sebagai jembatan untuk WhatsApp. HP harus tetap menyala dan terkoneksi ke internet. Kalau membutuhkan setup yang berjalan independen tanpa bergantung HP, pertimbangkan opsi WhatsApp Business API.
Bagian B: Hubungkan Channel WhatsApp
Setelah device terdaftar, hubungkan sebagai channel messaging.
- Buka Channel di sidebar. Pilih kategori channel WhatsApp dari panel kiri.
- Klik Add WhatsApp Account.
- Popup modal akan muncul dengan tiga field:
- Channel Name — Nama deskriptif untuk channel ini (contoh: "WA Utama Toko")
- WhatsApp Device — Pilih device yang baru saja Anda buat dari dropdown
- AI Agent — Pilih AI agent dari Langkah 1 (atau pilih "AI Agent Off" untuk handling manual saja)
- Klik Create Channel.
- Anda akan dialihkan ke halaman konfigurasi channel WhatsApp di mana Anda bisa mereview dan menyesuaikan pengaturan.
Selesai — setiap pesan yang dikirim ke nomor WhatsApp ini sekarang akan muncul di inbox Chatmo, dan AI agent akan merespons secara otomatis.
Langsung tes koneksinya. Ambil HP kedua (atau minta teman) dan kirim pesan WhatsApp ke nomor yang sudah terhubung. Pesan harus muncul di inbox Chatmo dalam hitungan detik, dan AI agent harus merespons otomatis.
Langkah 3: Mulai Chat dengan Pelanggan
Sekarang channel sudah terhubung, Anda siap menangani percakapan. Semua pesan masuk akan muncul di Inbox Chatmo.
- Klik menu Chat di sidebar untuk membuka inbox.
- Anda akan melihat daftar percakapan di panel kiri. Percakapan baru ditandai dengan badge angka atau indikator belum dibaca.
- Klik salah satu percakapan untuk membukanya di panel tengah. Anda bisa melihat riwayat pesan lengkap, termasuk apa yang sudah dijawab oleh AI agent.
- Untuk mengambil alih dari AI agent dan membalas secara manual, cukup ketik pesan di kolom input di bagian bawah dan tekan Enter atau klik tombol Kirim.
- Gunakan panel kanan untuk melihat detail pelanggan — info kontak, riwayat percakapan, tag, dan catatan.
Fitur yang Berguna Saat Chat
Beberapa fitur yang bisa mempercepat workflow Anda:
| Aksi | Cara |
|---|---|
| Assign ke rekan tim | Klik dropdown assignment di bagian atas percakapan dan pilih anggota tim. |
| Tambah tag | Klik ikon tag dan ketik nama tag (contoh: "VIP", "Komplain", "Hot Lead"). |
| Catatan internal | Klik tab Notes di panel kanan untuk meninggalkan komentar yang hanya bisa dilihat tim Anda. |
| Buat tiket | Klik ikon tiket untuk mengubah percakapan menjadi tiket support yang bisa dilacak. |
| Kirim lampiran | Klik ikon klip untuk berbagi gambar, dokumen, atau file lainnya. |
Perhatikan percakapan di mana AI agent melakukan handoff ke manusia. Ini biasanya berarti pertanyaan pelanggan melampaui cakupan knowledge base agent. Handoff seperti ini adalah sinyal bagus untuk menambahkan informasi ke knowledge base.
Langkah 4: Tambahkan Tim CS Anda
Menangani semua percakapan sendirian mungkin bisa dilakukan di awal, tapi seiring bisnis berkembang, Anda akan butuh tim. Berikut cara menambahkan anggota tim:
- Buka Human Agent di sidebar. Anda akan melihat tiga tab: Agents, Teams, dan Invitations.
- Klik tab Invitations.
- Klik tombol Invite Member.
- Popup modal akan muncul dengan dua field:
- Email — Masukkan alamat email rekan tim
- Role — Pilih role dari dropdown:
| Role | Cocok Untuk |
|---|---|
| Owner | Pemilik bisnis atau manajer yang butuh kontrol penuh atas pengaturan, billing, dan manajemen tim. |
| Manager | Team lead yang perlu memantau performa agent, melihat analitik, dan mengelola antrean percakapan. |
| Agent | Anggota tim CS garis depan yang fokus menangani percakapan pelanggan. |
- Klik Send Invitation. Mereka akan menerima email berisi instruksi untuk bergabung ke organisasi Anda.
- Ulangi untuk setiap anggota tim yang ingin ditambahkan.
Setelah anggota tim menerima undangan dan login, mereka akan melihat inbox bersama dan bisa langsung mulai merespons percakapan.
Anda bisa melacak status undangan (Pending, Accepted, Expired, Revoked) dari tab Invitations. Untuk undangan yang masih pending, ada opsi untuk Resend atau Revoke.
Sebelum tim mulai beroperasi, luangkan 10 menit untuk memperkenalkan interface inbox. Tunjukkan cara mengambil percakapan, menambah catatan, dan menggunakan tag. Sesi onboarding singkat ini menghindari kebingungan dan membantu semua orang langsung produktif.
Ringkasan: Apa yang Sudah Anda Capai
Kalau Anda sudah mengikuti keempat langkah di atas, selamat! Sekarang Anda sudah punya:
- AI agent yang siap menjawab pertanyaan pelanggan secara otomatis
- Channel WhatsApp yang terhubung dan menerima pesan
- Inbox terpadu untuk membalas dan mengelola percakapan
- Tim CS yang bisa berkolaborasi menangani pelanggan bersama
Langkah Selanjutnya
Dari sini, ada beberapa area yang bisa Anda eksplorasi lebih dalam:
- Ringkasan Dashboard — Pahami metrik dan komponen utama dashboard Anda.
- Manajemen Kontak — Kelola database pelanggan dengan tag dan segmentasi.
- Broadcast — Kirim pesan massal ke segmen pelanggan untuk promosi atau pengumuman.
- Sistem Tiket — Kelola masalah pelanggan yang kompleks dengan papan tiket Kanban.
- Channel Lainnya — Hubungkan Instagram, Facebook, Telegram, dan web chat untuk jangkauan yang lebih luas.
- Sempurnakan AI Agent — Tambahkan knowledge base berdasarkan pertanyaan nyata dari pelanggan.