AI Agent

Basis Pengetahuan

Copy page

AI Agent hanya sebaik pengetahuan yang Anda berikan. Tanpa basis pengetahuan (knowledge base), Agent hanya mengandalkan system prompt untuk menjawab — hasilnya terbatas dan sering tidak akurat untuk pertanyaan spesifik. Dengan knowledge base yang lengkap, Agent bisa memberikan jawaban detail tentang produk, layanan, kebijakan, dan informasi lain yang relevan dengan bisnis Anda.

Konsep Knowledge Base

Knowledge base adalah kumpulan informasi yang menjadi "otak" AI Agent Anda. Saat pelanggan bertanya, Agent mencari jawaban yang relevan dari knowledge base dan menyusunnya menjadi respons yang natural.

Bayangkan seperti ini: knowledge base adalah buku panduan yang Agent baca dan pahami, sehingga bisa menjawab pertanyaan pelanggan berdasarkan fakta — bukan mengarang jawaban sendiri.

Chatmo mendukung tiga tipe sumber pengetahuan:

Tipe Sumber	Deskripsi	Cocok Untuk
Teks	Menulis informasi langsung secara manual	FAQ, kebijakan, informasi yang sering berubah
Website	Mengambil konten dari halaman website	Halaman produk, blog, dokumentasi online
Upload File	Mengunggah dokumen PDF yang berisi teks	Katalog produk, SOP, materi training

Tipe 1: Menambah Pengetahuan Teks

Pengetahuan teks adalah cara paling cepat dan fleksibel untuk menambahkan informasi ke knowledge base. Anda menulis langsung di Chatmo tanpa perlu menyiapkan file atau URL.

Langkah-Langkah

1. Buka halaman AI Agent dan pilih Agent yang ingin Anda konfigurasi.
2. Navigasi ke tab Basis Pengetahuan atau Knowledge Base.
3. Klik Tambah Sumber lalu pilih Teks.
4. Masukkan judul untuk sumber pengetahuan ini (contoh: "Kebijakan Pengembalian").
5. Tulis atau paste konten pengetahuan di kolom teks yang tersedia.
6. Klik Simpan.

Contoh Pengetahuan Teks yang Efektif

Code
Judul: Kebijakan Pengembalian Barang

Pelanggan bisa mengajukan pengembalian barang dalam waktu 7 hari setelah
barang diterima. Syaratnya:
- Barang masih dalam kondisi asli dan belum digunakan
- Kemasan produk masih utuh
- Menyertakan bukti pembelian (invoice atau screenshot pesanan)

Proses pengembalian:
1. Pelanggan menghubungi CS dan mengirim foto barang
2. Tim CS memverifikasi kondisi barang
3. Jika disetujui, pelanggan mengirim barang ke alamat gudang
4. Refund diproses dalam 3-5 hari kerja setelah barang diterima

Biaya ongkir pengembalian ditanggung oleh:
- Penjual, jika barang cacat atau salah kirim
- Pembeli, jika pengembalian karena berubah pikiran

Barang yang TIDAK bisa dikembalikan:
- Produk makanan dan minuman
- Produk yang sudah dibuka segelnya
- Produk custom/pesanan khusus

Tipe 2: Menambah Pengetahuan dari Website

Jika bisnis Anda sudah memiliki website dengan informasi produk, FAQ, atau halaman dokumentasi, Anda bisa langsung mengambil konten dari sana tanpa perlu menulis ulang secara manual.

Langkah-Langkah

1. Buka tab Basis Pengetahuan di halaman Agent.
2. Klik Tambah Sumber lalu pilih Website.
3. Masukkan URL halaman yang ingin di-scrape (contoh: https://tokosaya.com/faq).
4. Chatmo akan mengambil dan memproses konten dari halaman tersebut.
5. Periksa preview konten yang berhasil diambil untuk memastikan informasinya sesuai.
6. Klik Simpan untuk menambahkan ke knowledge base.

Hal yang Perlu Diperhatikan

• Satu URL per entri — Masukkan URL halaman spesifik, bukan halaman utama website. Misalnya, https://tokosaya.com/kebijakan-retur lebih baik daripada https://tokosaya.com.
• Konten publik — Chatmo hanya bisa mengambil konten dari halaman yang bisa diakses publik, bukan halaman yang memerlukan login.
• Format yang didukung — Halaman HTML standar. Konten yang di-render sepenuhnya oleh JavaScript mungkin tidak terambil dengan sempurna.
• Review hasilnya — Selalu periksa preview sebelum menyimpan. Kadang konten yang diambil menyertakan elemen yang tidak relevan seperti footer atau sidebar.

Tipe 3: Upload File

Untuk informasi yang sudah tersedia dalam bentuk dokumen, Anda bisa langsung mengunggahnya ke knowledge base.

Format File yang Didukung

Saat ini, Chatmo hanya mendukung file PDF untuk upload pengetahuan.

Format	Ekstensi	Catatan
PDF	.pdf	PDF harus berisi teks yang bisa di-copy, bukan hasil scan gambar.

Langkah-Langkah

1. Buka tab Basis Pengetahuan di halaman Agent.
2. Klik Tambah Sumber lalu pilih Upload File.
3. Pilih file PDF dari komputer Anda atau drag-and-drop ke area upload.
4. Tunggu proses upload dan pemrosesan selesai (durasi tergantung ukuran file).
5. Chatmo akan mengekstrak teks dari dokumen dan menampilkan preview.
6. Periksa hasilnya, lalu klik Simpan.

Tips Upload File

• Pastikan PDF berisi teks asli — PDF hasil scan gambar atau screenshot tidak bisa diekstrak teksnya. Gunakan PDF yang dihasilkan langsung dari aplikasi (misalnya ekspor dari Word, Google Docs, atau software lainnya).
• Pecah dokumen besar — Daripada mengunggah satu file PDF 200 halaman, pecah menjadi beberapa dokumen berdasarkan topik. Ini membantu AI Agent menemukan informasi yang relevan dengan lebih akurat.
• Perhatikan batas ukuran — Ada batas ukuran file per upload. Cek batas yang berlaku di halaman upload.

Best Practice Mengelola Knowledge Base

Organisasi yang Baik

Beri nama sumber pengetahuan dengan jelas dan konsisten. Contoh struktur yang rapi:

• "FAQ - Pengiriman"
• "FAQ - Pembayaran"
• "FAQ - Pengembalian"
• "Produk - Kategori Elektronik"
• "Produk - Kategori Fashion"
• "Kebijakan - Garansi"
• "Kebijakan - Privasi"

Konten yang Relevan dan Terkini

• Update secara berkala — Informasi yang kedaluwarsa bisa menyebabkan AI Agent memberikan jawaban yang salah. Jadwalkan review knowledge base setidaknya sebulan sekali.
• Tambahkan dari pertanyaan pelanggan — Perhatikan pertanyaan yang sering membuat AI Agent melakukan handoff. Jika banyak pelanggan bertanya hal yang sama dan Agent tidak bisa menjawab, itu tanda bahwa knowledge base perlu ditambah informasinya.

Hindari Duplikasi

Informasi yang sama dari sumber berbeda bisa membingungkan AI Agent. Jika Anda sudah menulis kebijakan retur sebagai teks, jangan mengunggah lagi dokumen PDF yang berisi kebijakan retur yang sama (apalagi dengan versi yang sedikit berbeda).

Uji Setelah Menambahkan

Setiap kali menambah atau mengubah knowledge base, uji kembali AI Agent menggunakan fitur Pengujian. Pastikan Agent bisa mengakses pengetahuan baru dan menjawab pertanyaan terkait dengan benar.

Update dan Hapus Pengetahuan

Semua sumber pengetahuan yang telah ditambahkan akan tampil dalam daftar knowledge items. Anda bisa mencari item menggunakan fitur search, menavigasi halaman dengan pagination, dan memfilter berdasarkan tipe konten: ALL, DOCUMENT, WEBSITE, atau TEXT.

Status Pengetahuan

Setiap knowledge item memiliki status yang menunjukkan tahap pemrosesannya:

Status	Keterangan
UPLOADED	File berhasil diunggah dan menunggu antrian pemrosesan.
QUEUED	Item masuk antrian dan akan segera diproses.
PROCESSING	Konten sedang diekstrak dan diproses oleh sistem.
ACTIVE	Pemrosesan selesai. Pengetahuan siap digunakan oleh AI Agent.
FAILED	Pemrosesan gagal. Periksa kembali file atau sumber yang diunggah.

Melihat Sumber Pengetahuan

1. Buka tab Basis Pengetahuan di halaman Agent.
2. Temukan sumber yang ingin Anda lihat dari daftar knowledge items.
3. Klik ikon View (ikon mata) di sebelah sumber tersebut.
4. Modal preview akan muncul menampilkan konten pengetahuan. Anda bisa menggunakan tombol fullscreen untuk melihat konten dalam tampilan penuh.

Menghapus Sumber Pengetahuan

1. Buka tab Basis Pengetahuan di halaman Agent.
2. Temukan sumber yang ingin dihapus dari daftar knowledge items.
3. Klik ikon Hapus (ikon tempat sampah).
4. Modal konfirmasi akan muncul untuk memastikan Anda benar-benar ingin menghapus item tersebut.
5. Klik Konfirmasi untuk menghapus, atau Batal untuk membatalkan.

Selanjutnya

• Konfigurasi Tools — Perluas kemampuan Agent dengan menghubungkan tools dan API eksternal.
• Pengujian — Uji Agent untuk memastikan knowledge base berfungsi dengan baik.
• Buat AI Agent — Kembali ke panduan pembuatan Agent jika Anda perlu mengubah konfigurasi dasar.