AI Agent

Auto Follow Up — Lanjutkan Percakapan yang Tiba-Tiba Senyap

Copy page

Percakapan yang tiba-tiba berhenti belum tentu percakapan yang hilang. Pelanggan bisa terdistraksi, chat-nya kepencet minimize, atau lupa membalas karena sibuk. Fitur Auto Follow Up memungkinkan AI Agent mengirim pesan lanjutan secara otomatis ketika kontak tidak membalas dalam jangka waktu yang Anda tentukan — memberi Anda kesempatan kedua untuk menutup penjualan, mengonfirmasi booking, atau menindaklanjuti pertanyaan tanpa harus mengandalkan ingatan tim.

Halaman ini menjelaskan cara kerja fitur ini, cara memilih antara dua tipe follow-up, dan menyediakan contoh siap pakai yang bisa Anda adaptasi untuk bisnis Anda.

Cara Kerja Auto Follow Up

Ketika Auto Follow Up aktif, AI Agent akan memantau setiap percakapan. Jika kontak berhenti membalas dan melewati durasi delay yang Anda atur, Agent akan mengirim follow-up secara otomatis — entah berupa pesan statis yang Anda tulis apa adanya, atau pesan yang disusun AI berdasarkan konteks percakapan yang sudah terjadi.

Beberapa hal yang perlu dipahami sebelum mengatur follow-up pertama Anda:

• Timer dihitung dari pesan terakhir. Begitu kontak membalas, timer akan di-reset. Follow-up hanya akan terkirim jika kontak benar-benar diam selama durasi delay penuh.
• Anda bisa menumpuk beberapa follow-up. Buat satu follow-up yang jalan setelah 30 menit, satu lagi setelah 3 jam, dan satu lagi setelah 1 hari. Urutannya mengikuti urutan pembuatan.
• Setiap follow-up bisa handoff ke manusia. Jika follow-up tersebut adalah "percobaan terakhir," Anda bisa mengaktifkan opsi agar AI berhenti auto-reply dan percakapan langsung di-assign ke pemilik utama organisasi setelah pesan terkirim.
• Toggle aktif/nonaktif tidak menghapus apa pun. Menonaktifkan follow-up hanya menghentikan pengirimannya tanpa menghapus konfigurasinya. Cocok untuk menjeda kampanye musiman tanpa kehilangan pengaturan yang sudah dibuat.

Mengakses Auto Follow Up

Buka menu AI Agent → Setup pada Agent yang ingin Anda konfigurasi, lalu klik tab Follow Up. Jika belum ada follow-up yang dibuat, Anda akan melihat kartu kosong dengan tombol Add Follow-up.

Setiap follow-up di daftar menampilkan nama, tipe (AI Prompt atau Exact Message), delay, dan apakah handoff setelah kirim aktif. Gunakan toggle di sebelah kanan tiap baris untuk mengaktifkan atau menonaktifkan follow-up tanpa perlu menghapusnya.

Dua Tipe Follow-Up

Auto Follow Up mendukung dua mode. Pilih yang paling pas dengan pesan yang ingin Anda kirim.

Exact Message

Mengirim pesan yang sudah Anda tulis persis apa adanya — tanpa interpretasi, tanpa variasi. Ini pilihan yang tepat ketika:

• Kata-kata dan wording penting (copy promosi, pengumuman legal, CTA spesifik)
• Follow-up harus identik untuk setiap kontak, apa pun konteks percakapannya

Cocok untuk: reminder promo, foto produk, pesan "keranjang Anda masih menunggu," reminder pembayaran dengan QR code.

AI Prompt

Alih-alih pesan tetap, Anda menulis instruksi untuk AI. Agent kemudian akan membaca riwayat percakapan dan menyusun follow-up kontekstual berdasarkan instruksi Anda. Ini pilihan yang tepat ketika:

• Pesan harus merujuk ke apa yang pelanggan bicarakan sebelumnya
• Kondisi pelanggan berbeda (sudah beli vs. belum, tanya soal X vs. Y) membutuhkan respons berbeda
• Anda ingin nada pesan menyesuaikan dengan nada percakapan sebelumnya

Cocok untuk: lead nurturing, check-in pasca-penjualan, re-engage pelanggan yang menanyakan sesuatu yang open-ended.

Field Konfigurasi

Saat Anda mengklik Add Follow-up, form akan menampilkan field-field berikut:

Field	Deskripsi
Name	Label internal untuk referensi Anda (contoh: "Reminder Keranjang — 30 menit"). Tidak ditampilkan ke pelanggan.
Type	Exact Message atau AI Prompt.
Delay	Berapa lama kontak harus diam sebelum follow-up terkirim. Nilai antara 1–30, unit menit, jam, atau hari.
Content	Teks pesan (Exact Message) atau instruksi untuk AI (AI Prompt). Maksimal 5.000 karakter.
Attached Images	Maksimal 5 gambar (JPEG, PNG, GIF, WebP), masing-masing 5 MB. Berlaku untuk kedua tipe follow-up — gambar dikirim sebagai bubble terpisah setelah teks (Exact Message) atau setelah balasan yang disusun AI (AI Prompt). Muncul setelah follow-up disimpan pertama kali.
Handoff After Sending	Jika dicentang, AI berhenti auto-reply dan percakapan di-assign ke pemilik utama organisasi tepat setelah follow-up terkirim.
Active	Toggle utama aktif/nonaktif untuk follow-up ini.

Contoh Exact Message

Gunakan contoh berikut sebagai titik awal untuk skenario umum. Setiap contoh menyertakan copy lengkap yang bisa langsung Anda tempel ke field Content.

Contoh 1: Reminder Keranjang Ditinggal — Nudge 30 Menit

Skenario: Pelanggan sempat menanyakan produk, terlihat berminat, mungkin sudah konfirmasi ukuran atau warna, lalu menghilang. Nudge singkat yang hangat sering kali cukup untuk menarik mereka kembali.

• Name: Keranjang Ditinggal — 30 menit
• Type: Exact Message
• Delay: 30 menit
• Attached images: 1–2 foto produk

Content:

Code
Hai kak! Saya mampir lagi sebentar buat bantu lanjutin pesanannya —
barangnya masih saya tahan di keranjang kakak, tapi stok kadang gerak cepat
apalagi kalau pas weekend.

Kalau masih ada yang mau ditanya soal ukuran, bahan, atau pengiriman, saya
bantu jawab sekarang. Atau kalau sudah mantap, saya langsung buatkan link
pembayarannya ya?

Contoh 2: Reminder Promo Edisi Spesial dengan Countdown

Skenario: Pelanggan sempat menanyakan produk saat ada kampanye berbatas waktu. Ingatkan mereka soal deadline tanpa terasa memaksa.

• Name: Hampers Edisi Spesial — reminder 2 jam
• Type: Exact Message
• Delay: 2 jam
• Attached images: foto hampers + poster promo

Content:

Code
Sebelum saya pamit dulu — info ya kak, promo BUY 1 GET 1 FREE untuk Hampers
Edisi Spesial kami berakhir Minggu ini jam 00.00. Setelah itu, harganya
balik ke harga normal.

Kalau mau saya reservasikan dulu satu set sambil kakak pikir-pikir, cukup
kasih tahu varian yang kakak mau (Classic, Premium, atau Family Size) dan
saya tahan 24 jam — tanpa keharusan beli.

Kalau ada pertanyaan soal isi hampers atau jadwal pengirimannya, saya siap
bantu kak 🎁

Contoh 3: Konfirmasi Konsultasi — Close di Hari yang Sama

Skenario: Calon klien sudah tanya slot konsultasi tapi belum mengonfirmasi waktunya. Jika tidak di-follow-up di hari yang sama, lead biasanya dingin.

• Name: Konsultasi — konfirmasi 3 jam
• Type: Exact Message
• Delay: 3 jam
• Handoff After Sending: aktif (agar konsultan langsung mengambil alih)

Content:

Code
Halo kak! Saya lanjut kabari biar slot konsultasinya bisa kita kunci.

Slot yang masih kosong minggu ini:
• Kamis, 10.00 – 11.00 WIB
• Kamis, 15.00 – 16.00 WIB
• Jumat, 09.00 – 10.00 WIB

Balas saja slot yang cocok, nanti saya kirim konfirmasinya beserta link
Zoom-nya. Kalau semuanya kurang pas, kasih tahu ketersediaan kakak, nanti
saya atur ulang jadwalnya.

Contoh AI Prompt

Untuk follow-up tipe AI Prompt, Anda tidak sedang menulis pesan yang diterima pelanggan — Anda menulis instruksi yang akan diikuti AI. Anggap saja Anda sedang brief rekan kerja tentang apa yang harus ia sampaikan sebelum ia menyusun balasannya sendiri.

Sama seperti Exact Message, follow-up tipe AI Prompt juga bisa menyertakan gambar lampiran — maksimal 5. AI yang menyusun teksnya, gambar dikirim sebagai bubble terpisah setelahnya. Ini berguna ketika teks AI perlu dipasangkan dengan visual yang konsisten (poster promo, foto produk, halaman katalog) apa pun variasi teks yang dihasilkan.

Contoh 1: Percabangan Berdasarkan Status Pembelian

Skenario: Pelanggan menghilang di tengah percakapan dan belum jelas apakah pembelian sudah terjadi atau belum. Biarkan AI memeriksa riwayat percakapan dan menyesuaikan nadanya.

• Name: Follow-up Cerdas Pasca-Minat
• Type: AI Prompt
• Delay: 1 jam
• Attached images: 1 snapshot katalog produk (selalu terkirim — pilih gambar yang relevan di ketiga cabang skenario, bukan hanya untuk cabang yang menyebut promo)

Content:

Code
Kirim follow-up hangat berdasarkan bagaimana percakapan terakhir berhenti:

• Jika pelanggan sudah konfirmasi pembelian atau mengirim bukti pembayaran,
  ucapkan terima kasih dengan tulus dan sampaikan bahwa kami akan
  memberitahukan begitu pesanan dikemas dan dikirim. Jika natural, tambahkan
  pujian ringan seperti "pilihan yang bagus" — jangan berlebihan.

• Jika pelanggan masih ragu-ragu, ajak bicara lagi dengan ringan dan
  tawarkan promo aktif kami: BUY 1 GET 1 FREE untuk Hampers Edisi
  Spesial, berlaku sampai 15 Agustus. Jangan memaksa — kemas sebagai
  "kalau membantu pertimbangannya." Tanyakan apakah ada pertanyaan soal
  varian, ukuran, atau pengiriman.

• Jika pelanggan sempat mengeluhkan sesuatu yang belum terselesaikan,
  akui lagi keluhannya, tawarkan langkah selanjutnya yang jelas, dan
  tanyakan apakah mereka mau saya hubungkan dengan tim senior.

Buat pesannya singkat (2–4 kalimat), samakan nada dengan cara pelanggan
bicara selama ini, dan tutup dengan satu emoji yang relevan.

Contoh 2: Check-in Pasca-Support 1 Hari

Skenario: Satu hari setelah percakapan support, cek apakah masalah pelanggan benar-benar selesai. Resolusi yang berbeda membutuhkan follow-up yang berbeda.

• Name: Check Resolusi Support — 1 hari
• Type: AI Prompt
• Delay: 1 hari
• Handoff After Sending: aktif (agar kalau ada keluhan baru, langsung dipegang manusia)

Content:

Code
Kirim pesan check-in soal masalah yang sebelumnya dibahas. Gunakan riwayat
percakapan untuk menentukan cara menyampaikan:

• Jika saya sudah membimbing pelanggan menyelesaikan masalahnya dan mereka
  konfirmasi berhasil, tanyakan apakah hari ini semuanya masih berjalan
  lancar. Ucapkan terima kasih atas kesabarannya. JANGAN menjelaskan ulang
  solusinya.

• Jika solusi yang saya kasih sifatnya "coba dulu lalu kabari ya,"
  tanyakan langsung apakah langkah yang disarankan berhasil. Jika
  pelanggan bilang belum, minta maaf singkat dan sampaikan bahwa saya
  akan eskalasi ke tim teknis.

• Jika masalah sebelumnya di-handoff ke tim lain dan belum ada kabar
  lanjutan, sampaikan bahwa kami ingin memastikan ada yang menindaklanjuti,
  dan tawarkan untuk membuka kembali percakapannya.

Nadanya hangat, jangan kaku seperti template perusahaan. Sebutkan masalah
spesifiknya secara eksplisit (misalnya "soal error login," "soal kiriman
yang telat") supaya tidak terasa generik. Maksimal 3 kalimat.

Contoh 3: Nurture Lead B2B — Merujuk Kebutuhan Spesifik

Skenario: Prospek B2B sempat diskusi eksploratif, menyebutkan pain point spesifik, lalu menghilang. Follow-up yang merujuk ke masalah nyata mereka punya conversion yang jauh lebih tinggi daripada "just checking in" generik.

• Name: Nurture B2B — 3 hari
• Type: AI Prompt
• Delay: 3 hari
• Attached images: 1–2 halaman studi kasus yang relevan (dikirim sebagai bubble tepat setelah teks AI, memperkuat penawaran langkah selanjutnya)

Content:

Code
Tulis follow-up yang secara eksplisit merujuk ke pain point atau use case
yang sempat prospek sebutkan — jangan kirim "mau follow-up aja kak" yang
generik.

Struktur yang harus diikuti:

1. Buka dengan menyebut tantangan spesifik yang mereka bilang (misalnya
   "soal rekonsiliasi pesanan manual yang sempat kakak sebutkan Senin lalu").
2. Sebutkan satu cara konkret bagaimana platform kami menyelesaikan
   tantangan itu — ambil dari knowledge base, jangan mengarang fitur.
   Maksimal satu kalimat.
3. Tawarkan langkah selanjutnya yang ringan: pilihan antara walkthrough
   20 menit untuk workflow tersebut, atau studi kasus tertulis dari
   klien serupa.
4. Tutup dengan memudahkan mereka bilang "belum pas waktunya" — misalnya
   "kalau timing-nya belum pas, kasih kabar aja kapan waktu yang tepat
   buat saya follow-up lagi."

Nada: konsultatif, bukan jualan keras. Gunakan nama prospek kalau kita
punya. Hindari buzzword korporat ("sinergi," "optimalisasi," "unlock
potensi"). Total pesan maksimal 5 kalimat.

Merancang Sequence Follow-Up

Follow-up tunggal berguna. Tapi sequence yang dirancang baiklah yang benar-benar menghasilkan recovery. Pola yang umum digunakan seperti ini:

#	Delay	Tipe	Tujuan
1	30 menit	Exact Message	Nudge halus — "masih di sana kak?"
2	4 jam	AI Prompt	Re-engage kontekstual merujuk ke pembahasan sebelumnya
3	1 hari	Exact Message	Penawaran terakhir atau reminder promo, dengan handoff aktif

Hal yang perlu diperhatikan saat menumpuk follow-up:

• Berhenti saat pelanggan membalas. Timer akan di-reset setiap ada pesan masuk dari pelanggan, jadi pelanggan yang kembali di tengah sequence tidak akan menerima follow-up berikutnya kecuali mereka diam lagi.
• Aktifkan handoff di langkah terakhir. Follow-up terakhir biasanya layak ditindaklanjuti manusia. Handoff aktif memastikan balasan pelanggan setelahnya langsung masuk ke rekan tim, bukan kembali ke loop AI.
• Jangan terlalu banyak. Lebih dari 3–4 follow-up dalam satu sequence mulai terasa seperti spam. Kalau siklus konversi Anda memang panjang (misalnya B2B yang butuh berminggu-minggu), gunakan Broadcast untuk tahapan lanjutannya.

Best Practice

Tulis Seperti Manusia, Bukan Template

Pertanda paling jelas bahwa follow-up itu otomatis adalah ketika bahasanya terasa seperti mail-merge. Tulis seperti Anda sedang chat teman yang lupa membalas — singkat, hangat, sedikit santai. Bahkan brand profesional pun tetap diuntungkan oleh follow-up yang terdengar seperti dikirim orang sungguhan.

Pilih Delay yang Sesuai Siklus Keputusan

Pesan kopi butuh keputusan 10 menit. Pembelian furniture butuh berhari-hari. Sesuaikan delay Anda dengan waktu berpikir yang wajar untuk produk tersebut.

Jenis pembelian	Delay follow-up pertama yang umum
F&B, barang impulsif	15–30 menit
Fashion, aksesori, kecantikan	1–3 jam
Elektronik, perabot	4–12 jam
Produk high-value atau B2B	1–3 hari

Selalu Berikan Jalan Keluar

Setiap follow-up harus membuat pelanggan merasa nyaman untuk bilang "belum sekarang" tanpa merasa canggung. Satu kalimat seperti — "kalau sekarang belum pas, tinggal kabari, saya berhenti chat dulu" — sangat menurunkan kemungkinan pelanggan memblokir nomor.

Tes Dulu Sebelum Diaktifkan

Gunakan tab Testing untuk mensimulasikan percakapan, biarkan senyap, dan verifikasi bahwa follow-up terkirim dengan isi dan nada yang benar. Testing sangat penting terutama untuk follow-up tipe AI Prompt — interpretasi AI terhadap instruksi Anda mungkin butuh beberapa kali penyesuaian sebelum benar-benar pas.

Beri Nama Jelas untuk Follow-Up Musiman

Follow-up yang terkait promo tertentu (misalnya "Hampers Akhir Tahun BOGO") sebaiknya diberi nama dengan nama kampanyenya, supaya Anda ingat untuk menonaktifkannya ketika kampanye selesai. Pesan promo yang sudah kadaluarsa tapi masih terkirim adalah salah satu masalah yang paling sering kami temukan.

Langkah Selanjutnya

• Contoh Perilaku AI Agent — Pastikan kepribadian umum Agent sudah tertata sebelum menambahkan follow-up.
• Handoff via Prompt — Tentukan tim atau agen mana yang mengambil alih ketika follow-up harus di-eskalasi ke manusia.
• Menguji AI Agent — Simulasikan percakapan senyap dan verifikasi bahwa follow-up Anda bekerja sesuai harapan.