Template tiket memungkinkan Anda membuat form tiket yang sudah dikonfigurasi sebelumnya, lengkap dengan field kustom, prioritas default, dan status default. Dengan template, agen tidak perlu mengisi form dari nol setiap kali — cukup pilih template yang sesuai dan field otomatis terisi.
Mengapa Menggunakan Template?
Tanpa template, setiap agen mungkin membuat tiket dengan format dan informasi yang berbeda-beda. Template memastikan konsistensi:
- Standarisasi field — Setiap tipe masalah memiliki field yang jelas dan seragam.
- Percepat pembuatan tiket — Agen tinggal pilih template, isi data spesifik, selesai.
- Kurangi kesalahan — Field yang wajib diisi sudah ditentukan, jadi informasi penting tidak terlewat.
- Kategorisasi otomatis — Template bisa dikaitkan dengan board dan prioritas default.
Halaman Templates
Halaman Templates bisa diakses melalui menu Templates di sidebar tiket (parameter ?menu=template). Halaman ini menampilkan:
- Filter board — Dropdown untuk memfilter template berdasarkan board.
- Pencarian — Field pencarian untuk menemukan template berdasarkan nama.
- Grid template — Daftar template dalam format kartu.
Kartu Template
Setiap kartu template menampilkan informasi berikut:
- Ikon — Berbeda berdasarkan tipe template (ORDER, ISSUE, TASK).
- Nama template — Judul template.
- Badge tipe — Menunjukkan tipe template (ORDER, ISSUE, atau TASK).
- Nama board — Board yang terkait dengan template.
- Tag field — Daftar field yang dikonfigurasi pada template.
- Tombol Edit — Untuk mengubah konfigurasi template.
- Tombol Delete — Untuk menghapus template.
Tipe Template
Chatmo menyediakan tiga tipe template, masing-masing dirancang untuk kebutuhan yang berbeda:
ORDER
Template untuk tiket yang berkaitan dengan pesanan dan transaksi. Cocok untuk tim yang menangani pengiriman, refund, atau masalah terkait pembelian pelanggan.
ISSUE
Template untuk tiket yang berkaitan dengan masalah atau bug. Cocok untuk tim teknis atau support yang menangani laporan gangguan, error, atau kendala sistem.
TASK
Template untuk tiket yang berkaitan dengan tugas internal atau pekerjaan terencana. Cocok untuk manajemen tugas tim, proyek, atau pekerjaan yang memiliki deadline.
Membuat Template Baru
Klik tombol buat template untuk membuka modal dengan layout dua kolom.
Kolom Kiri
Judul Template
Masukkan nama deskriptif untuk template, misalnya "Keluhan Pengiriman", "Bug Report", atau "Task Harian".
Quick Start
Tiga tombol preset yang langsung mengisi field template dengan konfigurasi standar:
ORDER — Otomatis menambahkan field:
- Shipping Address (TEXT)
- Total Price (PRICE)
- Payment Method (LIST_OPTION)
- Product (PRODUCT)
ISSUE — Otomatis menambahkan field:
- Issue Number (TEXT)
- Issue Type (LIST_OPTION)
- Expected Resolution Date (DATE)
TASK — Otomatis menambahkan field:
- Due Date (DATE)
- Category (LIST_OPTION)
- Estimated Hours (NUMBER)
- Notes (TEXT)
Quick Start adalah cara tercepat untuk memulai. Pilih preset yang paling dekat dengan kebutuhan Anda, lalu sesuaikan field-nya sesuai alur kerja tim.
Bagian Fields
Setelah memilih Quick Start atau menambahkan field secara manual, semua field ditampilkan dalam daftar yang bisa diurutkan ulang menggunakan drag-and-drop. Urutan field di template menentukan urutan field pada form buat tiket.
Kolom Kanan
Board
Dropdown untuk memilih board yang akan dikaitkan dengan template. Tiket yang dibuat menggunakan template ini secara default akan masuk ke board yang dipilih.
Default Priority
Dropdown untuk mengatur prioritas default tiket yang dibuat dari template ini (Low, Medium, High, Urgent).
Default Status
Dropdown untuk mengatur status default dari status yang tersedia di board yang dipilih.
Tombol Add Field
Enam tombol untuk menambahkan field kustom ke template:
| Tombol | Tipe Field | Keterangan |
|---|---|---|
| TEXT | Text | Input teks bebas |
| NUMBER | Number | Input angka |
| DATE | Date | Pemilih tanggal |
| LIST_OPTION | List Option | Dropdown pilihan dengan opsi yang bisa ditentukan |
| PRICE | Price | Input harga/mata uang |
| PRODUCT | Product | Pencarian dan pemilihan produk dari katalog |
Setiap template hanya bisa memiliki maksimal 1 field bertipe PRODUCT. Jika sudah ada field PRODUCT, tombol PRODUCT akan dinonaktifkan.
Mengedit Template
Untuk mengubah template yang sudah ada:
- Temukan template di halaman Templates.
- Klik tombol Edit pada kartu template.
- Modal edit muncul dengan semua field yang sudah terisi sesuai konfigurasi saat ini.
- Lakukan perubahan — ubah nama, tambah/hapus field, ubah board, atau sesuaikan default priority/status.
- Klik Save untuk menyimpan perubahan.
Perubahan pada template tidak mempengaruhi tiket yang sudah dibuat sebelumnya menggunakan template tersebut. Template hanya mempengaruhi pembuatan tiket baru.
Menghapus Template
- Temukan template di halaman Templates.
- Klik tombol Delete pada kartu template.
- Konfirmasi penghapusan.
Penghapusan template bersifat permanen. Tiket yang sudah dibuat menggunakan template tersebut tidak terpengaruh, tapi Anda tidak bisa lagi menggunakan template itu untuk membuat tiket baru.
Menggunakan Template saat Buat Tiket
Saat membuat tiket baru, field Template berada di bagian paling atas form (kolom kiri):
- Klik dropdown Template.
- Cari template yang diinginkan menggunakan field pencarian (dropdown mendukung pencarian dan paginasi).
- Pilih template.
- Form otomatis terisi dengan field kustom, prioritas default, dan status default dari template.
- Lengkapi data spesifik (judul, deskripsi, assignee, dll.).
- Klik Save.
Jika tidak ingin menggunakan template, pilih opsi No template di dropdown.
Anda juga bisa membuat template baru langsung dari form buat tiket dengan mengklik link Create Template pada dropdown template.
Tipe Field Kustom secara Detail
TEXT
Input teks satu baris untuk informasi singkat seperti alamat, nomor referensi, atau catatan pendek.
NUMBER
Input angka untuk nilai numerik seperti jumlah item, estimasi jam kerja, atau skor prioritas kustom.
PRICE
Input khusus untuk nilai harga atau mata uang. Mendukung format angka dengan desimal.
DATE
Pemilih tanggal (date picker) untuk deadline, tanggal target, atau tanggal-tanggal penting lainnya.
LIST_OPTION
Dropdown dengan opsi pilihan yang sudah ditentukan saat membuat template. Cocok untuk kategori, tipe masalah, metode pembayaran, atau pilihan lain yang sifatnya terbatas.
PRODUCT
Field khusus untuk menghubungkan tiket ke produk dari katalog. Mendukung pencarian produk, dan tiket yang menggunakan field ini akan menampilkan informasi harga, kuantitas, dan berat produk.
Best Practice Template
- Buat template untuk setiap tipe masalah berulang — Jika tim Anda menangani jenis masalah yang sama berulang kali, buatkan template agar proses lebih cepat.
- Gunakan Quick Start sebagai titik awal — Preset ORDER, ISSUE, dan TASK sudah mencakup field-field umum. Sesuaikan dari sana.
- Jaga jumlah field tetap wajar — Terlalu banyak field membuat agen malas mengisi. Masukkan hanya field yang benar-benar dibutuhkan.
- Atur default priority dan status — Supaya agen tidak perlu memilih manual setiap kali, terutama untuk tiket dengan pola yang sama.
- Kaitkan template ke board yang tepat — Pastikan template terhubung ke board yang relevan agar tiket langsung masuk ke board yang benar.
Langkah Selanjutnya
- Buat & Kelola Tiket — Pelajari cara membuat dan mengelola tiket secara lengkap.
- Papan Tiket — Kelola board dan visualisasikan alur kerja tiket.
- Ringkasan Tiket — Kembali ke overview sistem tiket.