Merespons pelanggan secara cepat dan profesional bukan cuma soal kecepatan mengetik. Chatmo dilengkapi dengan berbagai fitur yang dirancang untuk mempercepat workflow, menjaga konsistensi pesan, dan memberi pengalaman komunikasi yang lebih baik -- baik untuk tim Anda maupun pelanggan.
Halaman ini membahas semua fitur chat yang tersedia di layar percakapan Chatmo.
Quick Reply AI
Quick Reply AI adalah fitur balasan cepat yang didukung kecerdasan buatan. Berbeda dengan mengetik pesan dari nol, fitur ini menghasilkan saran balasan otomatis berdasarkan konteks percakapan dengan pilihan tone yang bisa Anda sesuaikan.
Cara Menggunakan Quick Reply AI
- Di bagian bawah area chat, temukan tombol Quick Reply pada bar aksi cepat.
- Klik tombol tersebut untuk membuka modal Quick Reply AI.
- Modal akan menampilkan 3 saran balasan dengan tone yang berbeda:
- Professional -- Nada formal dan profesional
- Friendly -- Nada ramah dan bersahabat
- Custom -- Nada yang disesuaikan dengan kebutuhan
- Setiap saran menampilkan badge tone, teks saran, dan tombol Use this.
- Klik Use this pada saran yang paling sesuai.
- Teks saran akan mengisi area input pesan dengan animasi typewriter.
- Edit jika perlu, lalu kirim.
Quick Reply AI tidak tersedia saat Anda berada dalam mode Private Note. Kembali ke mode Reply untuk menggunakan fitur ini.
Template Pesan
Template pesan memungkinkan Anda menggunakan pesan yang sudah disiapkan sebelumnya. Tombol Template tersedia di bar aksi cepat di bagian bawah area chat.
Variabel dalam Template
Template pesan mendukung variabel dinamis yang otomatis diisi berdasarkan data pelanggan:
| Variabel | Diisi Dengan |
|---|---|
{{nama}} | Nama pelanggan |
{{nomor_telepon}} | Nomor telepon pelanggan |
{{email}} | Alamat email pelanggan |
{{nama_agen}} | Nama agen yang sedang menangani |
{{nama_perusahaan}} | Nama organisasi Anda |
Contoh template: "Halo {{nama}}, terima kasih sudah menghubungi {{nama_perusahaan}}! Ada yang bisa kami bantu hari ini?"
Cara Menggunakan Template
- Di bar aksi cepat, klik tombol Template (ikon dokumen).
- Browse atau cari template yang diinginkan.
- Preview template yang sudah terisi variabel.
- Klik Gunakan Template untuk memasukkannya ke area input.
- Edit jika perlu, lalu kirim.
Template pesan dikelola secara terpusat. Admin bisa membuat, mengedit, dan mengatur template yang tersedia untuk seluruh tim. Ini menjaga konsistensi pesan yang dikirim ke pelanggan.
Berbagi File dan Media
Percakapan tidak selalu cukup dengan teks saja. Chatmo mendukung pengiriman berbagai jenis file dan media langsung di dalam chat.
Tipe File yang Didukung
- Gambar -- JPG, PNG, GIF, WebP
- Video -- MP4, MOV
- Dokumen -- PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX
- Audio -- MP3, OGG, WAV
- File lainnya -- ZIP, CSV, dan format umum lainnya
Cara Mengirim File
- Klik ikon Lampiran (ikon paperclip) di area input pesan.
- Pilih file dari komputer Anda, atau drag-and-drop langsung ke area chat.
- Preview file akan muncul sebelum pengiriman.
- Tambahkan caption jika diperlukan.
- Klik Kirim.
Ukuran file maksimal dan tipe yang didukung bisa berbeda tergantung channel. Misalnya, WhatsApp memiliki batasan ukuran file yang lebih ketat dibandingkan Web Chat. Chatmo akan memberi peringatan jika file Anda melebihi batas channel tujuan.
Emoji
Emoji membantu membuat percakapan terasa lebih personal dan bersahabat. Chatmo menyediakan emoji picker lengkap yang didukung oleh library emoji-picker-react.
Cara Menggunakan Emoji
- Klik ikon Emoji (ikon smiley) di area input pesan untuk membuka picker emoji.
- Gunakan kolom pencarian di picker untuk menemukan emoji tertentu.
- Emoji yang baru digunakan muncul di tab Terbaru untuk akses yang lebih cepat.
- Browse berdasarkan kategori: smileys, hewan, makanan, dan lainnya.
Handled by Users
Di panel profil pelanggan (sisi kanan), bagian Handled by Users menampilkan agen yang saat ini ditugaskan untuk menangani percakapan.
Informasi yang Ditampilkan
- Avatar agen yang ditugaskan
- Nama agen
- Job title agen
Jika percakapan belum ditugaskan ke siapa pun, bagian ini akan menampilkan status Unassigned.
Mengubah Assignment
- Klik dropdown pada bagian Handled by Users.
- Gunakan kolom pencarian untuk menemukan agen.
- Pilih agen yang diinginkan untuk melakukan assignment atau reassignment.
Handled by Team
Di panel profil pelanggan (sisi kanan), bagian Handled by Team menampilkan tim yang saat ini ditugaskan untuk menangani percakapan.
Informasi yang Ditampilkan
- Nama tim yang ditugaskan
- Jumlah anggota tim
- Avatar anggota tim
Jika percakapan belum ditugaskan ke tim mana pun, bagian ini akan menampilkan status Unassigned.
Mengubah Assignment Tim
- Klik dropdown pada bagian Handled by Team.
- Gunakan kolom pencarian untuk menemukan tim.
- Pilih tim yang diinginkan untuk melakukan assignment atau reassignment.
Kolaborasi
Fitur kolaborasi memungkinkan beberapa agen bekerja sama dalam satu percakapan tanpa harus melakukan reassignment. Fitur ini tersedia di panel profil pelanggan (sisi kanan).
Menambah Kolaborator
- Di bagian kolaborasi pada panel kanan, klik tombol untuk menambah kolaborator.
- Kolom pencarian dengan autocomplete akan muncul.
- Ketik nama agen untuk mencari, lalu pilih dari dropdown.
- Agen yang dipilih akan ditambahkan sebagai kolaborator.
Menghapus Kolaborator
- Temukan nama kolaborator yang ingin dihapus di daftar kolaborasi.
- Klik tombol hapus di samping nama mereka.
- Modal konfirmasi akan muncul untuk memastikan tindakan Anda.
- Konfirmasi untuk menghapus kolaborator.
Bergabung sebagai Kolaborator
Jika Anda bukan bagian dari assignment percakapan, Anda akan melihat tombol Join as Collaborator. Klik tombol ini untuk bergabung ke percakapan sebagai kolaborator tanpa mengubah assignment utama.
Meninggalkan Percakapan
Jika Anda adalah kolaborator (bukan agen yang di-assign), Anda bisa meninggalkan percakapan dengan mengklik tombol Leave Conversation.
Take Over Chat
Untuk percakapan yang berstatus UNASSIGNED (belum ditugaskan ke siapa pun), Anda bisa mengambil alih dengan mengklik tombol Take Over Chat. Percakapan akan langsung di-assign kepada Anda.
Formatting Pesan
Untuk channel yang mendukungnya, Chatmo menyediakan opsi formatting teks dasar:
| Format | Cara Menulis | Hasil |
|---|---|---|
| Tebal | *teks tebal* | teks tebal |
| Miring | _teks miring_ | teks miring |
~teks coret~ | ||
Monospace | `kode` | kode |
Tidak semua channel mendukung formatting teks. WhatsApp mendukung format di atas, sementara beberapa channel lain mungkin menampilkan teks polos tanpa formatting. Chatmo akan mengirim teks sesuai kemampuan channel tujuan.
Tanda Sudah Dibaca dan Typing Indicator
Tanda Sudah Dibaca
Chatmo menampilkan status pengiriman pesan dengan indikator berikut:
- Satu centang -- Pesan terkirim ke server
- Dua centang -- Pesan sudah sampai di perangkat pelanggan
- Dua centang biru -- Pesan sudah dibaca oleh pelanggan
Typing Indicator
Saat pelanggan sedang mengetik pesan, Anda akan melihat indikator "sedang mengetik..." di area chat. Fitur ini bekerja dua arah -- pelanggan juga bisa melihat saat agen sedang mengetik balasan (tergantung channel yang digunakan).
Ketersediaan tanda sudah dibaca dan typing indicator tergantung pada channel. WhatsApp dan Web Chat umumnya mendukung keduanya, sementara beberapa channel lain mungkin memiliki keterbatasan.
Langkah Selanjutnya
Anda sekarang sudah menguasai fitur-fitur chat yang tersedia di Chatmo. Untuk melangkah lebih jauh, pelajari Ringkasan Channel untuk memahami berbagai channel komunikasi yang bisa Anda hubungkan ke Chatmo.