Sebelum Anda bisa mengirim broadcast melalui WhatsApp Business API, Anda memerlukan template pesan yang sudah disetujui Meta. Template ini adalah format pesan terstruktur yang harus melewati proses review sebelum bisa digunakan. Chatmo menyediakan form pembuatan template multi-langkah dan tools pengelolaan template langsung dari dashboard.
Memahami Template WhatsApp
Template pesan WhatsApp adalah format pesan yang sudah disetujui oleh Meta. Template diperlukan setiap kali bisnis ingin memulai percakapan dengan pelanggan di luar jendela 24 jam, termasuk untuk pengiriman broadcast melalui WhatsApp Business API.
WhatsApp menerapkan sistem template untuk melindungi pengguna dari spam. Setiap template diperiksa untuk memastikan kontennya sesuai kebijakan dan tidak melanggar ketentuan penggunaan.
Daftar Template
Halaman Template menampilkan semua template yang pernah dibuat dalam format tabel:
| Kolom | Keterangan |
|---|---|
| Template Name | Nama template. Jika template ditolak, alasan penolakan juga ditampilkan di sini. |
| Channel | Channel yang digunakan (WhatsApp Business) |
| WABA ID | ID akun WhatsApp Business API yang terkait |
| Category | Kategori template: MARKETING, UTILITY, atau AUTHENTICATION |
| Status | Status template (lihat tabel status di bawah) |
| Quality | Rating kualitas: HIGH, MEDIUM, LOW, atau UNKNOWN |
| Language | Bahasa template |
| Actions | Tindakan yang tersedia untuk template |
Status Template
| Status | Keterangan |
|---|---|
| APPROVED | Template disetujui dan siap digunakan untuk broadcast |
| PENDING | Template sedang dalam antrian review Meta |
| REJECTED | Template ditolak oleh Meta. Alasan penolakan ditampilkan pada nama template. |
| PAUSED | Template dijeda oleh WhatsApp karena masalah kualitas (tingkat blokir/laporan tinggi) |
| DISABLED | Template dinonaktifkan secara permanen karena masalah kualitas berkepanjangan |
| DRAFT | Template disimpan sebagai draft dan belum disubmit untuk review |
| IN_APPEAL | Template yang ditolak sedang dalam proses banding |
| PENDING_DELETION | Template sedang dalam proses penghapusan |
Sinkronisasi Template
Jika Anda membuat atau mengelola template di luar Chatmo (misalnya langsung di WhatsApp Business Manager), gunakan fitur Sync untuk menyinkronkan daftar template terbaru dari WhatsApp ke Chatmo. Ini memastikan daftar template di Chatmo selalu up-to-date.
Kategori Template
Meta mengkategorikan template ke dalam tiga jenis:
| Kategori | Tujuan | Contoh |
|---|---|---|
| MARKETING | Promosi, penawaran, update produk, dan pesan yang mendorong penjualan atau engagement | "Halo {{1}}, promo flash sale diskon 30% berlaku hari ini saja!" |
| UTILITY | Informasi transaksional, konfirmasi, update status, dan pengingat terkait transaksi pelanggan | "Pesanan Anda #{{1}} sudah dikirim. Estimasi tiba: {{2}}." |
| AUTHENTICATION | Kode verifikasi, OTP, dan pesan keamanan akun | "Kode verifikasi Anda adalah {{1}}. Jangan bagikan kode ini." |
Kategori template memengaruhi biaya per pesan dan batas pengiriman. Template marketing biasanya memiliki biaya lebih tinggi dibandingkan utilitas. Pilih kategori yang tepat sesuai isi pesan -- Meta bisa menolak template yang kategorinya tidak sesuai dengan kontennya.
Membuat Template Baru
Pembuatan template di Chatmo menggunakan form multi-langkah. Klik tombol Buat Template di halaman Template untuk memulai.
Langkah 1: Informasi Dasar
Konfigurasi awal template:
- Channel -- Pilih akun WhatsApp Business dari dropdown
- Template Name -- Nama internal template. Hanya boleh huruf kecil, angka, dan underscore (contoh:
promo_akhir_tahun). Nama ini tidak bisa diubah setelah disubmit. - Category -- Pilih salah satu menggunakan radio button: MARKETING, UTILITY, atau AUTHENTICATION
- Language -- Pilih bahasa template dari daftar 80+ bahasa yang tersedia. Dropdown mendukung pencarian.
Langkah 2: Header (Opsional)
Header muncul di bagian paling atas pesan. Pilih tipe header:
| Tipe | Keterangan |
|---|---|
| NONE | Tanpa header |
| TEXT | Teks singkat, maksimal 60 karakter. Mendukung variabel untuk personalisasi. |
| IMAGE | Gambar (JPG/PNG) yang ditampilkan sebagai header visual |
| VIDEO | Video (MP4) yang diputar inline |
| DOCUMENT | File dokumen (PDF) yang bisa diunduh penerima |
| LOCATION | Lokasi yang ditampilkan sebagai pin di peta |
Langkah 3: Body (Wajib)
Body adalah isi utama pesan. Fitur yang tersedia:
- Area teks dengan character counter untuk memantau panjang pesan
- Variabel -- Gunakan
{{1}},{{2}}, dst. sebagai placeholder untuk data dinamis - Emoji picker untuk menambahkan emoji
- Formatting tools: Bold (
*teks*), Italic (_teks_),Strikethrough(~teks~),Monospace(`teks`) - Sample variabel -- Berikan contoh isi untuk setiap variabel. Meta menggunakan contoh ini untuk memahami konteks template saat review.
Contoh body:
Code
Langkah 4: Footer (Opsional)
Footer adalah teks kecil yang muncul di bagian bawah pesan. Ketentuan:
- Maksimal 60 karakter
- Hanya plain text (tidak mendukung formatting atau variabel)
- Biasa digunakan untuk disclaimer atau instruksi opt-out
Contoh: "Balas STOP untuk berhenti berlangganan"
Langkah 5: Tombol (Opsional)
Tambahkan tombol interaktif di bawah pesan. Ada tiga jenis tombol:
Quick Reply -- Tombol balasan cepat yang mengirim teks tertentu saat diklik.
- Maksimal 10 tombol Quick Reply
- Setiap tombol memiliki teks yang bisa dikustomisasi
Visit Website -- Tombol yang membuka URL di browser.
- Maksimal 2 tombol Visit Website
- Konfigurasi: teks tombol dan URL tujuan
- URL mendukung satu variabel dinamis untuk link yang dipersonalisasi
Call Phone Number -- Tombol yang membuka dialer telepon.
- Maksimal 2 tombol Call Phone Number
- Konfigurasi: teks tombol, kode negara, dan nomor telepon
Langkah 6: Autentikasi (Khusus Kategori AUTHENTICATION)
Langkah ini hanya muncul jika Anda memilih kategori AUTHENTICATION. Konfigurasi meliputi:
- Tipe pengiriman kode autentikasi -- Metode pengiriman kode OTP
- Rekomendasi keamanan -- Toggle untuk menambahkan pesan keamanan standar
- Waktu kedaluwarsa -- Atur durasi berlakunya kode autentikasi
Langkah 7: Masa Berlaku Pesan (Opsional)
Atur masa berlaku (validity period) pesan template:
- Toggle untuk mengaktifkan atau menonaktifkan fitur ini
- Pilihan durasi: 5 menit, 10 menit, 15 menit, 30 menit, 1 jam, atau durasi kustom
Jika diaktifkan, pesan yang tidak terkirim dalam durasi yang ditentukan akan dibatalkan secara otomatis.
Preview dan Submit
Setelah semua langkah selesai, Chatmo menampilkan pratinjau template yang menggambarkan bagaimana pesan akan terlihat di layar penerima. Periksa semua komponen, lalu klik Submit untuk Review untuk mengirimkan template ke Meta.
Proses Approval
Setelah disubmit, Meta akan me-review template. Waktu review bervariasi:
- Sebagian besar template selesai review dalam beberapa menit hingga beberapa jam
- Template marketing dengan bahasa promosi mungkin memakan waktu hingga 24 jam
- Pada periode sibuk, review bisa lebih lama
Alasan Umum Penolakan
- Konten melanggar kebijakan -- Mengandung konten yang dilarang
- Kategori tidak sesuai -- Konten marketing dicantumkan sebagai utilitas, atau sebaliknya
- Terlalu generik atau ambigu -- Meta tidak bisa memahami tujuan template
- Mengandung URL pendek -- Link shortener (bit.ly, s.id, dll.) sering ditolak
- Sample variabel tidak representatif -- Contoh isi variabel tidak menjelaskan konteks penggunaan
Jika template ditolak, baca alasan penolakannya dengan seksama, perbaiki bagian yang bermasalah, lalu submit ulang. Sering kali hanya perlu penyesuaian kecil -- misalnya mengganti URL pendek dengan URL lengkap atau memperjelas konteks variabel.
Mengedit dan Menghapus Template
Mengedit Template
Template yang sudah berstatus APPROVED memiliki keterbatasan edit. Jika Anda mengubah konten template yang sudah disetujui, template tersebut harus melewati proses review ulang.
- Buka daftar template di halaman Broadcast > Template.
- Klik template yang ingin diedit.
- Lakukan perubahan yang diperlukan.
- Klik Submit untuk Review untuk mengirimkan versi terbaru.
Menghapus Template
- Temukan template di daftar.
- Klik menu Actions pada template yang ingin dihapus.
- Pilih Hapus dan konfirmasi penghapusan.
Menghapus template bersifat permanen. Jika template tersebut masih digunakan oleh broadcast yang dijadwalkan, broadcast tersebut akan gagal. WhatsApp juga tidak mengizinkan penggunaan ulang nama template yang sudah dihapus.
Best Practice Template
-
Jelaskan tujuan dengan jelas. Template yang tujuannya ambigu lebih sering ditolak. Pastikan reviewer Meta bisa memahami konteksnya.
-
Gunakan bahasa yang sopan dan profesional. Hindari caps lock berlebihan, terlalu banyak emoji, atau bahasa yang terlalu agresif.
-
Sertakan opsi opt-out. Terutama untuk template marketing, tambahkan kalimat opt-out di footer.
-
Gunakan URL lengkap. Hindari link shortener. Gunakan URL asli yang jelas menunjukkan tujuannya.
-
Berikan sample variabel yang representatif. Contoh yang realistis membantu reviewer memahami template dan mempercepat proses approval.
-
Versioning template. Buat versi baru (
welcome_v1,welcome_v2) alih-alih terus mengedit satu template. Ini menjaga template yang sudah approved tetap utuh. -
Monitor kualitas template. Setelah template digunakan, pantau rating kualitasnya. Template dengan tingkat blokir tinggi bisa dijeda atau dinonaktifkan oleh WhatsApp.
Jangan menunggu sampai menit terakhir untuk membuat template. Submit template setidaknya 24-48 jam sebelum rencana pengiriman broadcast, agar ada waktu untuk revisi jika ditolak.
Langkah Selanjutnya
- Buat Broadcast -- Gunakan template yang sudah disetujui untuk mengirim broadcast.
- Daftar Penerima -- Kelola daftar penerima untuk campaign broadcast.
- Analitik Broadcast -- Evaluasi performa template melalui metrik broadcast.
- Ringkasan Broadcast -- Kembali ke overview fitur broadcast.