Kalau Anda sudah punya database pelanggan dalam bentuk spreadsheet atau ekspor dari sistem lain, Anda tidak perlu memasukkan setiap kontak satu per satu ke Chatmo. Fitur impor memungkinkan Anda membawa ratusan hingga ribuan kontak sekaligus dari file CSV atau Excel.
Sebelum Mulai: Menyiapkan File Impor
File impor yang bersih adalah pembeda antara proses upload yang lancar dan sesi koreksi error yang melelahkan. Luangkan beberapa menit untuk menyiapkan data sebelum Anda mulai.
Format File yang Didukung
| Format | Ekstensi | Catatan |
|---|---|---|
| CSV (Comma-Separated Values) | .csv | Paling kompatibel; gunakan encoding UTF-8 untuk karakter khusus |
| Microsoft Excel | .xlsx | Mendukung banyak sheet, tapi hanya sheet pertama yang akan diimpor |
Kolom yang Tersedia
Chatmo mengenali kolom-kolom berikut saat proses pemetaan:
| Kolom | Nama Field | Bisa Dilewati? | Keterangan |
|---|---|---|---|
| Nama Depan | first_name | Tidak (terkunci) | Nama depan kontak |
| Nama Belakang | last_name | Ya | Nama belakang kontak |
email | Tidak (terkunci) | Alamat email — juga bisa digunakan sebagai pencocokan duplikat | |
| Telepon | phone | Tidak (terkunci) | Nomor telepon — juga bisa digunakan sebagai pencocokan duplikat |
| Tags | tags | Ya | Daftar tag, dipisahkan koma |
Field yang ditandai "terkunci" tidak bisa dilewati saat proses pemetaan kolom — kolom dari file Anda harus dipetakan ke field tersebut.
Download template impor langsung dari Chatmo untuk mendapatkan file dengan header kolom yang sudah sesuai. Tombol download template tersedia di langkah pertama proses impor.
Aturan Format
Perhatikan aturan format berikut saat menyiapkan file:
- Header harus di baris pertama. Chatmo membaca baris pertama sebagai nama kolom untuk pemetaan field.
- Satu kontak per baris. Setiap baris dalam file menjadi satu catatan kontak.
- Bersihkan datanya. Hapus baris ringkasan, total, atau baris kosong di akhir file.
- Encoding UTF-8 disarankan jika data mengandung karakter non-Latin.
Proses Impor 3 Langkah
Proses impor kontak di Chatmo terdiri dari 3 langkah berurutan: Upload, Match, dan Import. Berikut penjelasan setiap langkah.
Langkah 1: Upload
- Buka halaman Kontak dari sidebar.
- Klik tombol Import di bagian atas halaman.
- Modal impor akan terbuka pada langkah Upload.
- Pilih dan upload file CSV atau Excel dari komputer Anda.
- Jika belum punya file yang siap, gunakan tombol download template untuk mendapatkan file CSV atau Excel dengan struktur kolom yang benar.
Langkah 2: Match
Setelah file berhasil di-upload, Anda masuk ke langkah pemetaan kolom. Di sini Anda mencocokkan kolom dari file dengan field di Chatmo.
Setiap baris pemetaan menampilkan tiga elemen:
| Elemen | Keterangan |
|---|---|
| File Column | Nama kolom dari file yang Anda upload |
| Chatmo Column | Field tujuan di Chatmo (pilih dari dropdown: first_name, last_name, email, phone, atau tags) |
| Action | Cara penanganan data — pilih salah satu dari tiga opsi di bawah |
Opsi Action yang tersedia:
| Action | Keterangan |
|---|---|
| Overwrite | Mengganti nilai yang sudah ada di Chatmo dengan data dari file impor |
| Update blank only | Hanya mengisi field jika saat ini kosong — data yang sudah ada tidak akan ditimpa |
| Content mapping | Mencocokkan kontak berdasarkan field ini untuk mendeteksi duplikat. Hanya tersedia untuk field email dan phone |
Field first_name, email, dan phone bersifat terkunci dan tidak bisa dilewati saat pemetaan. Pastikan file Anda memiliki kolom yang sesuai untuk ketiga field ini.
Langkah 3: Import
Setelah pemetaan kolom selesai, Anda masuk ke langkah terakhir untuk meninjau dan menjalankan impor.
- Periksa kembali ringkasan pemetaan yang sudah Anda buat.
- Klik tombol untuk memulai proses impor.
- Tunggu proses impor selesai.
Impor dalam jumlah besar mungkin membutuhkan beberapa saat. Anda bisa menavigasi ke halaman lain — proses impor akan tetap berjalan di background.
Penanganan Duplikat
Penanganan duplikat di Chatmo diatur melalui kolom Action pada langkah Match. Mekanisme kerjanya sebagai berikut:
- Gunakan action Content mapping pada field
emailatauphoneuntuk menentukan field mana yang digunakan sebagai pencocokan duplikat. Jika email atau nomor telepon dari file impor cocok dengan kontak yang sudah ada, data tersebut dianggap sebagai kontak yang sama. - Untuk field lainnya, pilih Overwrite jika Anda ingin mengganti data yang sudah ada, atau Update blank only jika hanya ingin mengisi field yang masih kosong.
Pendekatan ini memberi Anda kontrol per-field terhadap bagaimana data yang diimpor berinteraksi dengan data kontak yang sudah ada di database.
Validasi dan Penanganan Error
Chatmo memvalidasi data selama proses impor. Error validasi yang umum terjadi meliputi:
- Format nomor telepon tidak valid — Nomor terlalu pendek, terlalu panjang, atau mengandung karakter non-numerik
- Field wajib kosong — Baris tidak memiliki data untuk field yang terkunci
- Ketidakcocokan tipe data — Nilai yang tidak sesuai dengan format field yang dituju
Langkah Selanjutnya
- Segmen Kontak — Kelompokkan kontak yang baru diimpor ke dalam grup tertarget.
- Manajemen Kontak — Pelajari cara mengedit, mencari, dan mengelola seluruh database kontak Anda.