Tim yang terorganisir dengan baik adalah fondasi layanan pelanggan yang responsif. Di Chatmo, Anda bisa mengelola agen, membuat tim, mengundang anggota baru, dan mengatur peran -- semuanya dari satu halaman dashboard.
Overview Manajemen Tim
Halaman manajemen tim terdiri dari 4 tab utama yang masing-masing memiliki fungsi spesifik:
| Tab | Fungsi |
|---|---|
| Agents | Daftar seluruh agen yang terdaftar di organisasi Anda, lengkap dengan status dan perannya |
| Teams | Pengelompokan agen berdasarkan fungsi atau departemen |
| Invitations | Daftar undangan yang telah dikirim beserta statusnya (Pending, Accepted, Expired, Revoked) |
| Roles | Pengaturan peran dan hak akses untuk setiap level pengguna |
Tab Agents
Tab ini menampilkan seluruh agen di organisasi Anda. Tersedia fitur pencarian dan filter untuk mempermudah pengelolaan:
- Pencarian -- Cari agen berdasarkan nama (pencarian dengan debounce untuk performa optimal)
- Filter Role -- Saring berdasarkan peran: All, Owner, Manager, atau Agent
- Filter Status -- Saring berdasarkan status: All, Active, Inactive, atau Suspended
Tab Teams
Tab ini menampilkan semua tim yang telah dibuat. Anda bisa mencari tim berdasarkan nama menggunakan kolom pencarian yang tersedia.
Tab Invitations
Tab ini mengelola undangan yang sudah dikirim. Fitur yang tersedia:
- Pencarian -- Cari undangan berdasarkan alamat email
- Filter Status -- Saring berdasarkan status: All, Pending, Accepted, Expired, atau Revoked
- Aksi -- Kirim ulang (Resend) atau cabut (Revoke) undangan yang masih aktif
Membuat Human Agent Baru
Selain mengundang anggota melalui email, Anda juga bisa langsung membuat akun agen baru dari dashboard.
Langkah Membuat Agen Baru
- Buka halaman Human Agent dari sidebar, pastikan Anda berada di tab Agents.
- Klik tombol Add New Agent di bagian atas halaman.
- Modal "Add New Agent" akan muncul. Isi data berikut:
- First Name (wajib) -- Nama depan agen
- Last Name (opsional) -- Nama belakang agen
- Email (wajib) -- Alamat email untuk login
- Job Title (opsional) -- Jabatan atau posisi agen
- Password (wajib) -- Kata sandi minimal 8 karakter
- Pilih Role untuk agen tersebut dengan memilih salah satu opsi:
- Agent -- Akses hanya ke Messages. Visibilitas kontak terbatas.
- Manager -- Akses ke semua modul. Tidak bisa mengelola manager lain.
- Owner -- Akses penuh ke semua modul. Kontrol penuh atas organisasi.
- Klik tombol Create Agent untuk menyimpan.
Jumlah agen yang bisa Anda buat bergantung pada paket langganan Anda. Periksa halaman Pengaturan > Langganan untuk melihat batas saat ini.
Mengundang Anggota Tim Baru
Jika Anda ingin mengundang seseorang yang sudah memiliki akun atau ingin mereka mendaftar sendiri, gunakan fitur undangan.
Langkah Mengundang Anggota
- Buka halaman Human Agent, pastikan Anda berada di tab Invitations.
- Klik tombol Invite Member.
- Modal "Invite Member" akan muncul dengan subtitle "Send an invitation email to join your team". Isi data berikut:
- Email (wajib) -- Alamat email orang yang ingin diundang
- Role -- Pilih peran: Agent, Manager, atau Owner
- Klik Send Invitation untuk mengirim undangan.
Orang yang diundang akan menerima email berisi link untuk bergabung ke organisasi Anda. Setelah menerima undangan, mereka bisa langsung mengakses dashboard sesuai peran yang diberikan.
Gunakan alamat email kerja saat mengundang anggota tim. Ini mempermudah pengelolaan akses dan menjaga keamanan organisasi.
Membuat Tim
Tim membantu Anda mengelompokkan agen berdasarkan fungsi atau departemen. Misalnya, Anda bisa membuat tim "Customer Support", "Sales", dan "Billing" agar percakapan bisa diarahkan ke kelompok yang tepat.
Cara Membuat Tim Baru
- Di halaman Human Agent, klik tab Teams.
- Klik tombol Create New Team.
- Modal "Create New Team" akan muncul. Isi data berikut:
- Team Name (wajib) -- Nama tim, misalnya "Customer Support Team"
- Description (opsional) -- Deskripsi singkat tentang fungsi tim, misalnya "Describe what this team does..."
- Atur opsi Auto-assign Conversations -- Centang checkbox ini jika Anda ingin percakapan baru secara otomatis didistribusikan ke anggota tim yang tersedia.
- Di bagian Add Members, cari dan pilih anggota yang ingin ditambahkan ke tim menggunakan kolom pencarian dan checkbox. Gunakan pagination jika daftar anggota cukup panjang.
- Klik Create Team untuk menyimpan.
Gunakan nama tim yang jelas dan langsung menggambarkan fungsinya. Hindari nama yang terlalu umum seperti "Tim A" atau "Grup 1" -- seiring bertambahnya tim, penamaan yang jelas akan sangat membantu.
Menghapus Agen
Jika Anda perlu mengeluarkan agen dari organisasi:
- Buka tab Agents di halaman Human Agent.
- Temukan agen yang ingin dihapus.
- Klik tombol hapus di samping nama agen.
- Dialog konfirmasi akan muncul menampilkan nama agen beserta peringatan: "This action cannot be undone. All access and configurations will be permanently removed."
- Konfirmasi penghapusan.
Menghapus agen bersifat permanen dan tidak bisa dibatalkan. Seluruh akses dan konfigurasi agen tersebut akan dihapus secara permanen. Pastikan percakapan yang sedang ditangani agen sudah di-reassign ke agen lain sebelum menghapusnya.
Menghapus Tim
Jika sebuah tim sudah tidak diperlukan:
- Buka tab Teams di halaman Human Agent.
- Temukan tim yang ingin dihapus.
- Klik tombol hapus di samping nama tim.
- Dialog konfirmasi akan muncul menampilkan nama tim beserta peringatan: "This action cannot be undone. All members will be unassigned from this team."
- Konfirmasi penghapusan.
Menghapus tim bersifat permanen. Semua anggota akan di-unassign dari tim tersebut. Pastikan tidak ada percakapan aktif yang masih di-assign ke tim sebelum menghapusnya.
Tips Manajemen Tim yang Efektif
- Buat struktur tim yang mencerminkan alur kerja Anda -- Sesuaikan dengan kebutuhan nyata operasional bisnis Anda. Jangan membuat terlalu banyak tim kecil yang justru membingungkan.
- Pastikan setiap tim punya minimal dua anggota -- Ini menjamin ada cadangan kalau satu agen sedang offline atau cuti.
- Manfaatkan fitur auto-assign -- Aktifkan distribusi otomatis percakapan pada tim yang memiliki volume tinggi agar beban kerja merata.
- Review komposisi tim secara berkala -- Seiring pertumbuhan bisnis, kebutuhan tim bisa berubah. Evaluasi setiap bulan apakah struktur tim masih optimal.
- Jaga minimal dua orang dengan peran Owner atau Manager -- Jika satu-satunya admin tidak tersedia, Anda tidak ingin kehilangan akses ke fungsi administratif.
Langkah Selanjutnya
- Peran & Izin -- Pelajari perbedaan peran dan bagaimana mengatur hak akses untuk setiap anggota tim.